Come gestire il cambiamento: la guida innovativa in 3 lezioni

Sommario

Qual è l’importanza di saper gestire il cambiamento?

È importante sapere come gestire il cambiamento per affrontare al meglio le sfide che si presentano.

Il costante impatto del cambiamento sulle organizzazioni attuali è inevitabile. Il cambiamento richiede una gestione efficace da parte del management e della leadership.

Nell’articolo >>> Capire il cambiamento: scopri 4 verità e 3 miti

Abbiamo parlato di 4 verità del cambiamento

• Il cambiamento è costante;
• Il cambiamento è necessario;
• Il cambiamento è un catalizzatore:
• Il cambiamento è imprevedibile.

Se vuoi utilizzare il cambiamento a tuo vantaggio è necessario che tu sappia accettare queste 4 verità su di esso ed è importante che anche chi ti segue, i tuoi collaboratori, siano addestrati ad accettarle.

Ecco allora una guida che ho preparato per aiutarti a gestire il cambiamento composta di tre lezioni.

Lezione 1: per gestire il cambiamento incoraggia la creatività

Per gestire il cambiamento è utile coinvolgere anche i collaboratori nel processo decisionale.

Perché la creatività è importante per cambiare?

La creatività è il modo più efficace per definire nuovi obiettivi di cambiamento. La creatività consente di sviluppare metodi nuovi e innovativi per migliorare la soddisfazione del cliente, il lavoro di squadra e le capacità comunicative. Inoltre, è possibile utilizzare la creatività per aumentare il morale dei collaboratori.

Come posso stimolare la creatività nei collaboratori?

Promuovere la creatività nei collaboratori incoraggia idee per gestire il cambiamento. Esistono diversi modi per incoraggiare la creatività.

Rimani aperto alle nuove idee

Quando gestisci il cambiamento, assicurati di ascoltare le preoccupazioni dei tuoi collaboratori.

Mantenere una mentalità aperta incoraggia i collaboratori a condividere liberamente idee e pensieri. I collaboratori sono in grado di affrontare una situazione da una prospettiva diversa dalla vostra e possono offrire spunti di riflessione unici. Inoltre, incoraggiare i collaboratori a condividere le proprie idee vi aiuterà a guadagnarvi la loro fiducia e il loro rispetto.

Fornisci incoraggiamento verbale

Dovresti incoraggiare verbalmente i collaboratori per motivarli a contribuire al cambiamento.

I collaboratori apprezzano ricevere feedback e si sentono più a loro agio nel condividere i loro pensieri con te quando chiedi loro di esprimere le loro idee.

Pianifica sessioni di brainstorming

Le sessioni di brainstorming incoraggiano i collaboratori a proporre idee nuove e creative. Un gruppo di brainstorming dovrebbe rappresentare le aree dell’organizzazione direttamente interessate dal cambiamento ed essere limitato a sei-otto membri. Un gruppo di queste dimensioni e con questa diversità sarà in grado di generare un numero sufficiente di idee per il cambiamento.

Fai fare “job rotation”

Far ruotare i collaboratori tra diverse posizioni all’interno di un’organizzazione può incoraggiare il pensiero creativo.

Spesso i collaboratori acquisiscono una tale familiarità con un particolare aspetto del cambiamento da trascurare i problemi più evidenti. Assegnare a loro nuove posizioni consente di affrontare con una nuova prospettiva i vecchi problemi.

Organizza riunioni per il miglioramento del lavoro

Organizzare riunioni con i collaboratori per migliorare il loro lavoro genera modi creativi per arricchire il loro lavoro.

I collaboratori hanno spesso idee su come migliorare la propria posizione. Puoi incoraggiarli a essere creativi, dando loro l’opportunità di esprimere le proprie idee durante una riunione per il miglioramento del lavoro.

Incoraggia la sperimentazione

Esistono diversi modi per incoraggiare la sperimentazione all’interno della tua organizzazione. Tuttavia, quando i collaboratori iniziano a sperimentare idee nuove e creative, è necessario guidarli per assicurarsi che rimangano realistici e in linea con le politiche aziendali. Alcuni modi per incoraggiare i collaboratori a sperimentare includono:

• Incoraggiare i collaboratori a trovare nuovi approcci al loro lavoro
• Creare un “think tank” o un laboratorio per la riflessione e la pianificazione
• Implementare una politica che premi i collaboratori che offrono idee creative

Lezione 2: per gestire il cambiamento sviluppa l’impegno

Perché dovremmo impegnarci a cambiare?

Affinché il cambiamento abbia successo, tutti coloro che sono coinvolti devono impegnarsi a rispettarlo e a perseguire i suoi obiettivi.

Quando si ottiene il supporto per un cambiamento, è necessario stabilire un impegno per il suo successo e per le conseguenze in caso di fallimento. Stabilire questo impegno garantisce che i collaboratori non perdano interesse o si sottraggano alle proprie responsabilità.

Come posso sviluppare l’impegno nei collaboratori?

Non si può dare per scontato l’impegno di un dipendente verso il cambiamento, e promuoverlo non è un compito facile. Tuttavia, ci sono due linee guida che possono aiutare:

• Rispondere ai livelli di impegno dei collaboratori
• Mantenere la pazienza durante l’implementazione del cambiamento

Rispondi ai livelli di impegno dei collaboratori

I collaboratori reagiscono al cambiamento sia intellettualmente che emotivamente. La maggior parte di essi comprende un cambiamento intellettualmente e si forma un’opinione al riguardo prima di accettarlo emotivamente.

Quando si sviluppa la strategia di implementazione, è necessario tenere conto delle differenze tra questi due livelli di preoccupazione.

Quando possibile, è necessario bilanciare l’impegno intellettuale ed emotivo richiesto ai collaboratori durante l’implementazione di un cambiamento. Quando essi non accettano un cambiamento, il loro impegno nei confronti dell’organizzazione diminuisce.

Mantieni la pazienza durante l’implementazione del cambiamento

Mantenere la pazienza durante l’implementazione del cambiamento consente di incoraggiare una comunicazione aperta, coinvolgere i collaboratori, promuovere l’empowerment e sviluppare relazioni per aumentare l’impegno verso il cambiamento.

L’impegno richiede tempo. Tuttavia, una volta che inizierai a coltivare l’impegno nei tuoi collaboratori, sarai in grado di ottenere il supporto necessario per il cambiamento.

Lezione 3: per gestire il cambiamento comunica il cambiamento

Perché la comunicazione è importante quando si implementa un cambiamento?

La comunicazione chiara è essenziale per gestire il cambiamento senza confusioni.

Una buona strategia per gestire il cambiamento prevede una chiara definizione degli obiettivi.

Incoraggiando la comunicazione durante il cambiamento, potrai informare i collaboratori del cambiamento e dei benefici che ne possono trarre. La comunicazione affronta ed elimina molte voci che i collaboratori potrebbero aver sentito sul cambiamento. Inoltre, i collaboratori sono più propensi a sostenere un cambiamento quando ne vengono informati.

Per gestire il cambiamento, è importante anche fornire esempi concreti.

Come dovrei comunicare durante un cambiamento?

Ci sono diverse linee guida da seguire quando si comunica con i propri collaboratori durante un cambiamento.

Essere coerenti nel messaggio aiuta a gestire il cambiamento in modo efficace.

Mantieni il messaggio semplice

Informazioni mirate e prive di tecnicismi riducono i tempi e la confusione quando si comunica un cambiamento.

Rimanere diretti e semplici nelle spiegazioni impedisce ai collaboratori di trarre conclusioni errate sul cambiamento. Mantieni le tue spiegazioni chiare e precise per comunicare il cambiamento in modo efficace.

Rimani coerente

Mantenere la coerenza dei messaggi eliminerà la confusione dei collaboratori riguardo a un cambiamento. Messaggi incoerenti e contraddittori possono indurre loro a dubitare della credibilità del cambiamento.

Indica l’obiettivo del cambiamento

Quando comunichi un cambiamento ai collaboratori, dovresti collegare il tuo messaggio all’obiettivo generale del cambiamento. I collaboratori devono capire qual è l’obiettivo del cambiamento, come verrà raggiunto e chi ne trarrà beneficio. Esprimere chiaramente l’obiettivo crea credibilità e mantiene i collaboratori concentrati.

Fornisci esempi

Utilizzare esempi consente di comunicare idee complesse in modo rapido ed efficace. Comunicare con un gruppo ampio e variegato di collaboratori può essere difficile, ma utilizzare esempi noti consente di collegare il messaggio più facilmente. Inoltre, parole e frasi ben scelte spesso rendono il messaggio memorabile per i collaboratori.

Gestire il cambiamento significa anche essere trasparenti con il team.

Essere aperti al feedback aiuta a gestire il cambiamento in modo più efficace.

La resilienza è una componente chiave per gestire il cambiamento con successo.

Spiega le tue ragioni

I collaboratori devono comprendere le ragioni di un cambiamento per impegnarsi a implementarlo. Fornire ai collaboratori quante più informazioni possibili riduce le loro preoccupazioni e contribuisce a ottenere il loro impegno.

Dire la verità

I collaboratori devono conoscere la verità su un cambiamento, indipendentemente da quanto possa essere spiacevole per loro. Più i collaboratori comprendono un cambiamento, meno saranno ansiosi di implementarlo. Se cercate di eludere la verità, i vostri collaboratori diffideranno di voi e delle ragioni del cambiamento.

Se non sei in grado di rispondere a una domanda dei vostri collaboratori, dovreste spiegarne il motivo. Tuttavia, una volta che avrete ricevuto la risposta o ulteriori informazioni, dovreste tenere un altro incontro per rispondere alla domanda e affrontare eventuali nuove preoccupazioni.

Inoltre, spiegare esattamente i limiti e gli obiettivi di un cambiamento impedirà ai collaboratori di immaginare lo scenario peggiore.

Esprimi i tuoi sentimenti

I collaboratori sono interessati a sapere cosa pensano i loro superiori di un cambiamento. Essere aperti riguardo ai propri sentimenti e alle proprie preoccupazioni può aiutare a ottenere supporto per un cambiamento. È importante essere onesti quando si esprimono i propri pensieri. Se i collaboratori dubitano della tua sincerità, metteranno in discussione e si opporranno al cambiamento.

Pianifica i tuoi pensieri

È necessario stabilire in anticipo il metodo migliore per informare i collaboratori del cambiamento.

Gestire il cambiamento significa anche avere la capacità di adattarsi velocemente.

Pianificare i propri pensieri ti prepara alle preoccupazioni dei collaboratori e spesso ti consente di rispondere alle loro domande prima che siano loro a formularle.

Ascoltare i collaboratori permette di gestire il cambiamento in maniera più efficiente.

Ripeti te stesso

Gestire il cambiamento implica anche utilizzare strategie di problem solving.

Non sarai in grado di comunicare l’intero messaggio in una sola volta. Ripetere le informazioni sul cambiamento ti permette di comunicare tutte le tue idee, dando al contempo ai collaboratori il tempo di comprendere le problematiche in gioco.

La ripetizione non dovrebbe essere forzata o sfacciata. È opportuno ribadire l’informazione relativa al cambiamento tramite un breve promemoria, dedicando qualche minuto a parlarne in una riunione o accennando brevemente all’argomento durante una conversazione.

Il passaparola può influenzare positivamente il modo di gestire il cambiamento.

Ascolta i collaboratori

Perché è importante ascoltare quando si comunica un cambiamento?

Per comunicare in modo efficace, devi ascoltare i tuoi collaboratori. Evita di dedicare troppo tempo a spiegare un cambiamento e non abbastanza tempo ad ascoltare le preoccupazioni dei collaboratori. Sforzarsi di ascoltare ti aiuta a identificare e affrontare immediatamente i problemi dei collaboratori.

Come posso supportare i collaboratori ascoltandoli?

Incoraggiare il feedback è fondamentale per gestire il cambiamento in modo collaborativo.

Ci sono tre modi in cui puoi dimostrare supporto e interesse per i tuoi collaboratori ascoltandoli:

1. Usa un linguaggio del corpo che dimostri che stai ascoltando il dipendente. Il linguaggio del corpo, come il contatto visivo diretto e l’annuire quando opportuno, comunica che sei interessato ai pensieri e ai sentimenti del dipendente.
2. Incoraggia la conversazione con il collaboratore e se questi si ferma o esita mentre parla. Incoraggiare la conversazione ti aiuta a comprendere tutte le preoccupazioni del dipendente.
3. Parafrasare i punti di vista dei collaboratori ti consente di ripetere con parole tue ciò che hanno detto. Parafrasando si ha la certezza di aver compreso l’intero messaggio.

Gestire il cambiamento è un’opportunità per migliorare le dinamiche del team.

Controlla e gestisci il passaparola

Cos’è il passaparola?

Il passaparola è la comunicazione informale all’interno di un’organizzazione. Le informazioni che viaggiano tramite il passaparola tendono a viaggiare molto velocemente poiché non sono ostacolate dai vincoli organizzativi.

Come posso controllare le informazioni che circolano?

Il passaparola di un’organizzazione è una forma di comunicazione naturale e inarrestabile in qualsiasi organizzazione. Per poter controllare le informazioni che circolano nel passaparola, i manager devono essere consapevoli del modo in cui la comunicazione informale si diffonde all’interno della loro organizzazione.

Rimanere informati sulle informazioni che circolano consente di dissipare qualsiasi informazione infondata e potenzialmente dannosa su un cambiamento.

Conclusioni

In conclusione, saper gestire il cambiamento è fondamentale per affrontare con successo le sfide che il mondo del business ci presenta quotidianamente.

Proprio come navigare in un fiume, senza una direzione chiara si rischia di essere trascinati dalla corrente.

Le organizzazioni moderne devono adattarsi e rispondere in modo efficace a queste dinamiche in continua evoluzione, e ciò richiede un forte impegno da parte del management e della leadership.

Non lasciare che il cambiamento ti sorprenda: investi nella tua formazione e rimani aggiornato sulle migliori pratiche.

Iscriviti alla nostra newsletter per ricevere consigli e risorse utili su come affrontare al meglio il cambiamento nella tua azienda.

Per approfondire, ti consiglio di leggere Guidare il cambiamento: Gli otto passi per affrontare e vincere la sfida.