Processo di cambiamento organizzativo: i 4 pilastri necessari

Conosci come funziona un processo di cambiamento organizzativo?

In questo articolo imparerai di più come funziona il processo di gestione del cambiamento.

La gestione del cambiamento fa parte di ogni azienda o organizzazione. Con le aspettative e i requisiti per stare al passo con la tecnologia e le normative, le aziende e le organizzazioni devono apportare costantemente modifiche e adeguamenti alle proprie pratiche al fine di mantenere i processi aziendali efficienti ed economici.

La gestione del cambiamento è il processo di cambiamento organizzativo che le aziende e le organizzazioni utilizzano per implementare i cambiamenti attraverso la costruzione e l’applicazione di strategie di cambiamento efficaci.

Il processo di cambiamento organizzativo comprende l’analisi delle ragioni del cambiamento, l’implementazione dei cambiamenti e l’aiuto alle persone a adattarsi a questi cambiamenti. Si ha bisogno di un processo di cambiamento organizzativo per una serie di motivi. Le situazioni comuni includono:

• Implementazione di nuove tecnologie
• Leadership o turnover del management
• Cambiamento nella cultura del lavoro
• Fusioni e acquisizioni
• I processi attuali non funzionano
• Cambiamenti nel personale e nella struttura
• Un momento di crisi
• Riduzione dei costi o aumento dei profitti

Per capire meglio il cambiamento cosa è leggi anche l’articolo

>>> Capire il cambiamento: scopri 4 verità e 3 miti

Che cos’è un processo di cambiamento organizzativo?

Un processo di cambiamento organizzativo è un insieme strutturato di passaggi per passare dal vecchio al nuovo. Tiene conto di tutte le persone, i processi e i sistemi che saranno interessati da una transizione.

Per comprendere meglio le fasi si un cambiamento ecco un articolo di approfondimento

>>> Cambiamento e transizione: le 3 fasi che fanno la differenza.

Il cambiamento avviene come un processo, non come un evento.

Il cambiamento organizzativo non avviene istantaneamente perché c’è stato un annuncio, una riunione iniziale o addirittura una data di avvio. Gli individui non cambiano semplicemente perché hanno ricevuto un’e-mail o hanno partecipato a un programma di formazione.

Quando sperimentiamo il cambiamento, passiamo da ciò che avevamo conosciuto e fatto, attraverso un periodo di transizione, per arrivare a un nuovo modo desiderato di comportarci e svolgere il nostro lavoro.

Trattare il cambiamento come un processo è una componente centrale del cambiamento e della gestione del cambiamento di successo. Ciò è in linea con il quarto dei cinque principi della gestione del cambiamento:

“La gestione del cambiamento è una struttura abilitante per gestire il lato umano del cambiamento“.

Suddividendo il cambiamento in fasi distinte, puoi personalizzare e adattare meglio il tuo approccio per garantire che le persone adottino con successo il cambiamento nel loro modo di lavorare.

I 4 pilastri di un processo di cambiamento 

I leader o manager che seguono il processo di cambiamento organizzativo devono essere in grado di capire come implementare il cambiamento con successo nella loro organizzazione. Il processo di cambiamento organizzativo deve essere correlato agli obiettivi dell’organizzazione.

I buoni leader o manager sono in grado di controllare l’esito del processo di cambiamento organizzativo attraverso un piano strutturato. Mappare una strategia consente ai manager di anticipare e prevenire il verificarsi dei problemi.

Affinché il cambiamento sia efficace è necessario seguire un processo ttraverso 4 pilastri

1. Analizzare la situazione
2. Scegliere un’azione
3. Implementare l’azione
4. Monitorare i progressi

Analizzare la situazione

Analizzare una situazione ti consente di capire perché è necessario un cambiamento nella tua organizzazione. Quando analizzi una situazione, ci sono quattro cose che dovresti fare:

1. Determinare il catalizzatore del cambiamento, per capire perché un cambiamento è necessario.
2. Comprendere le variabili situazionali che aiuteranno o ostacoleranno l’implementazione del cambiamento.
3. Conoscere le preoccupazioni dei membri della squadra o organizzazione per valutare quanto essi sono disposti a impegnarsi per pe il cambiamento.
4. Ottenere il sostegno di tutti quando vengono a sapere del cambiamento, informandoli dei vantaggi del cambiamento.

Cosa sapere sull’organizzazione durante l’analisi

La storia dei cambiamenti precedenti dell’organizzazione è un eccellente indicatore che un cambiamento in corso avrà successo. Comprendere le percentuali di successo dei cambiamenti precedenti consente di identificarne i potenziali problemi prima che si verifichino..

Quali aspetti del cambiamento è importante considerare quando si analizza una situazione?

Quando analizzi una situazione, dovresti considerare tre aspetti del cambiamento:

1. Gli sponsor del cambiamento
2. I sostenitori del cambiamento
3. L’area target del cambiamento

Gli sponsor del cambiamento

Gli sponsor del cambiamento sono quegli individui che hanno deciso che l’organizzazione necessita di miglioramenti. Se tu non sei uno di questi, dovresti tenere a mente le loro idee. Ricordare a te stesso le intenzioni degli sponsor ti consente di implementare secondo le loro istruzioni e il loro appoggio.

I sostenitori del cambiamento

I sostenitori del cambiamento sono gli individui che sostengono e aiutano ad attuare il cambiamento. Sebbene i sostenitori sostengono un cambiamento, potrebbero avere dubbi riguardo alle proprie responsabilità nell’implementazione. Coinvolgente i sostenitori del processo di cambiamento organizzativo consente di eliminare il gossip negativo e promuovere l’apertura al cambiamento.

L’area target del cambiamento

Un’area target è il settore in cui dirigi gli effetti di un cambiamento. Le aree target possono essere qualsiasi parte dell’organizzazione in cui desideri vedere un miglioramento. Informare i dipendenti che lavorano in un’area target sulle ragioni di un cambiamento aumenta il loro interesse per migliorare il proprio settore.

Man mano che questi dipendenti diventano più coinvolti nel cambiamento, il loro impegno aumenta. Quando non riesci a ottenere l’impegno di questi dipendenti, essi non accetteranno il cambiamento e tutti gli sforzi per attuarlo andranno perduti.

Scegliere un’azione

Esiste un processo in quattro fasi per la scelta di un’azione:

1. Identificare gli ostacoli
2. Conoscere le risorse disponibili
3. Creare un piano d’azione
4. Premiare il successo

Identificare gli ostacoli

Il primo passo nella scelta di un’azione è identificare gli ostacoli che potrebbero rallentare o impedire il successo attuazione di un cambiamento. È necessario capire come il cambiamento influenzerà ogni aspetto dell’organizzazione per determinare gli ostacoli al cambiamento. Alcuni potenziali ostacoli che dovresti riconoscere includere:

1. Limitazioni della visione dell’organizzazione
2. Mancanza di competenze e conoscenze necessarie
3. Barriere comunicative
4. Limitazioni temporali e finanziarie
5. Alti livelli di compiacenza e resistenza

Conoscere le risorse disponibili

Il secondo passo nella scelta di un’azione è determinare quali risorse sono disponibili per l’attuazione dell’azione modifica. Senza un’adeguata conoscenza delle risorse disponibili, si rischia la possibilità di un insuccesso per mancanza di preparazione.

Quando si prepara un piano, è necessario determinare e rispettare le risorse dell’organizzazione. Le risorse includono la disponibilità di finanziamenti, tempo e personale.

Creare un piano d’azione

Il terzo passo nella scelta di un’azione è la creazione di un piano d’azione ben sviluppato che aumenterà il sostegno e l’impegno. I dipendenti che capiscono come funzionerà un cambiamento hanno maggiori probabilità di sostenerlo, se ne conoscono il processo logico. Quando crei un piano d’azione, dovresti considerare i cambiamenti effettivi sui dipendenti e sull’organizzazione.

Premiare il successo

Il passo finale nella scelta di un’azione per il cambiamento è stabilire delle ricompense per coloro che hanno contribuito all’implementazione del cambiamento. Alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di premi per essere motivati a un cambiamento.

Informare i dipendenti che riceveranno ricompense per i loro sforzi spesso porta a livelli più elevati di soddisfazione impegno e può accelerare il processo di implementazione del cambiamento.

Implementare l’azione

Per implementare l’azione che si è scelta è necessario creare un senso di urgenza. dipendenti che comprendono l’urgenza di un cambiamento sono in grado di identificare ciò di cui ha bisogno per realizzare e riorganizzare i propri dipartimenti. Quando i dipendenti sviluppano un senso di urgenza, comprendono la necessità del cambiamento e si sforzano di implementarlo con successo.

Come creare un senso di urgenza?

Aumentare i livelli di urgenza richiede l’eliminazione di tutte le fonti di compiacenza all’interno della tua organizzazione. Esistono due modi per creare un senso di urgenza:

1. Eliminare le valutazioni sulle prestazioni a range ristretto a per informare i dipendenti dell’effetto del cambiamento sull’intera organizzazione. Quando i dipendenti comprendono come il cambiamento migliorerà l’intera organizzazione, diventano motivati a rendere la sua implementazione di successo.
2. Affrontare immediatamente i problemi per enfatizzare il loro impatto sull’organizzazione. Dare immediato l’attenzione ai problemi impedisce di correggere gli errori all’ultimo minuto ed elimina la possibilità che la situazione diventi fuori controllo.

Definire degli obiettivi

Stabilire obiettivi per un cambiamento consente di identificare e raggiungere i suoi obiettivi. Gli obiettivi ti permettono di identificare potenziali problemi con l’implementazione di un cambiamento e ideare modi per superarli. Dovresti rivalutare periodicamente i tuoi obiettivi per assicurarti che rimangano focalizzati sugli obiettivi del cambiamento.

L’importanza della motivazione

Solo i dipendenti motivati a migliorare la propria organizzazione sono in grado di implementare il cambiamento con successo. I dipendenti motivati comprendono la necessità di cambiamento e si impegnano a lavorare sodo per realizzarlo miglioramenti.

I dipendenti motivati contribuiscono anche a facilitare il cambiamento e aiutano l’organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi.

Come motivare i dipendenti ad accettare il cambiamento?

Esistono due modi efficaci per motivare i dipendenti:

1. Affrontare le preoccupazioni dei dipendenti per aiutarli ad accettare un cambiamento. Prenditi il tempo per rispondere alle loro domande e spiegare come il cambiamento porterà loro benefici. Ignorare le loro preoccupazioni può provocare gossip e mancanza di informazioni di supporto.
2. Rimani proattivo durante tutto il processo di cambiamento per dimostrare fiducia nel cambiamento e nella tua capacità di attuarlo. Il tuo entusiasmo e il desiderio di miglioramento motivano i dipendenti a supportare e accettare il cambiamento.

Come si può prevenire il fallimento?

Fornisci leadership ai tuoi dipendenti. Qualità di leadership come carisma, competenza e rispetto, motivano i dipendenti e forniscono loro una guida. Mai sottovalutare le esigenze del cambiamento. Assicurati che le tue procedure, obiettivi, metodi e scadenze il cambiamento affrontino in maniera approfondita la situazione. Prevenire l’interruzione della comunicazione per evitare gossip, incertezze, incomprensioni e resistenze verso il cambiamento

Stabilisci obiettivi a lungo e breve termine per mantenere i dipendenti concentrati fornendo loro un senso di realizzazione quando l’obiettivo è raggiunto.

Sostieni il cambiamento affinché abbia l’effetto desiderato. È necessario sostenere continuamente il cambiamento fino a diventare parte della struttura dell’organizzazione.

Monitorare i progressi

Perché è importante monitorare il cambiamento?

Monitorare il cambiamento ti consente di determinare se hai raggiunto il tuo obiettivo. Una modifica è considerata riuscita quando un obiettivo viene raggiunto. Non è possibile giudicare gli effetti di un cambiamento senza una misurazione affidabile.

Monitorare lo stato di avanzamento di un cambiamento consente di misurarne il tasso di implementazione, il supporto che riceve, e la sua efficacia.

Il monitoraggio del cambiamento consente inoltre di identificare le aree che necessitano di miglioramento e di adottare le misure necessarie modifiche durante l’implementazione del cambiamento.

Come monitorare lo stato di avanzamento di un cambiamento

Esistono due modi per monitorare lo stato di avanzamento di una modifica:

1. Rapporti regolari
2. Un sistema di checkpoints

Rapporti regolari

Rapporti regolari dei dipendenti ti tengono aggiornato sullo stato del cambiamento. Questi rapporti ti consentono di identificare potenziali intoppi prima che diventino un problema. Le informazioni ottenute da questi rapporti ti aiuterà a determinare quando i dipendenti hanno bisogno di assistenza.

Un sistema di checkpoints

I checkpoint consentono ai dipendenti di raggiungere piccoli obiettivi realizzando un cambiamento. Perché ci sia un cambiamento di successo, il dipendente deve realizzare correttamente parti più piccole del progetto.

Un sistema di checkpoint consente ai dipendenti di determinare se stanno procedendo secondo le specifiche.

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Il modo più efficace per supportare un processo di cambiamento nella tua organizzazione è ricordare che il cambiamento è un lavoro di squadra e quindi dovrai sviluppare processi che aiutino a ottenere il consenso di cui hai bisogno.

Qualsiasi cambiamento coinvolgerà un’ampia varietà di persone, perché nessun cambiamento può avvenire da una sola persona che prende una decisione.

Per approfondire, ti consiglio di leggere Guidare il cambiamento: Gli otto passi per affrontare e vincere la sfida.