Come Essere Produttivi: I 3 Fattori Chiave Da Conoscere

Ti capita spesso di aver lavorato o studiato troppo, ma avere la sensazione di aver raccolto poco?

Se questo ti succede, sei nel posto giusto, perchè parleremo di come essere produttivi.

Tutti abbiamo delle priorità e conosciamo quali sono i progetti e le attività più importanti a cui vorremmo dedicarci.

Spesso, però, arriviamo a fine giornata, o a fine settimana, e ci rendiamo conto di non aver usato il nostro tempo in modo davvero produttivo.

Perchè accade questo? Come essere produttivi al massimo, anche lavorando meno? Oppure dedicando meno tempo alla nostra attività qualunque essa sia?

Il più delle volte, non essere produttivi, non dipende dalla mancanza di chiare priorità o obiettivi, né dalla mancanza di motivazione o di volontà.

In realtà, ci sono molti altri fattori che influenzano la nostra gestione del tempo e la produttività, che ci aiutano (o meno) a dedicare effettivamente le nostre giornate a quello che sappiamo essere davvero importante.

La gestione del tempo non è “solo” una questione di tempo!

I tre fattori chiave per essere produttivi

Il punto di partenza per essere produttivi non è aumentare i nostri sforzi, ma capire bene quali sono i fattori che hanno un impatto su quello che facciamo (o non facciamo…) ogni giorno.

In questo articolo esamineremo i tre più significativi, vedendo come possiamo gestirli nel modo migliore.

1. Attenzione

Il primo fattore è la capacità di rimanere concentrati.

Ogni distrazione non solo riduce la produttività in quello che stiamo facendo, ma spesso ci porta anche a interrompere una attività per dedicarci a un’altra (il più delle volte non altrettanto importante!).

Ti è mai capitato di interromperti “un attimo” per guardare quel messaggio che ti era arrivato sul cellulare e tornare al documento sul quale stavi lavorando, solo dopo diversi minuti (se non ore…)?

E’ utile, quindi, impostare con molta attenzione le notifiche che riceviamo sugli strumenti digitali che utilizziamo, scegliendo da chi e da cosa è veramente necessario poter essere disturbati.

Definire momenti specifici nel corso della giornata in cui apriamo le varie “inbox” e processiamo le comunicazioni che ci arrivano, ci aiuta a mantenere l’attenzione sulle attività che vogliamo completare e a non lavorare continuamente in modalità “reattiva”.

Ricordiamo, infine, che le distrazioni possono anche essere “interne”.

La nostra mente è molto brava a farci pensare a qualcosa di cui non possiamo occuparci in un determinato momento. Per questo, è anche utile avere sempre con noi un supporto (cartaceo o digitale) per scrivere idee e pensieri, che andremo poi a rivedere e inserire in un sistema semplice e affidabile di gestione delle attività.

2. Energia

Ogni attività che vogliamo svolgere ci richiede una certa quantità di energia fisica, mentale ed emotiva.

Le attività più importanti, che possono avere un impatto più significato sulla nostra vita professionale o personale, sono quelle che richiedono solitamente una maggiore quantità di energia.

Forse il motivo per cui stai rimandano quell’analisi importante su un problema che si ripresenta spesso nel tuo lavoro è proprio il grande impegno che sai che quel tipo di attività ti richiederà….

E’ importante, quindi, essere consapevoli di quello che ha un impatto sulla nostra energia e cercare di investire tempo in quelle attività che ci aiutano a “ricaricare” le nostre batterie: il riposo, l’attività fisica o lo svago…

Ricordiamo, infine, che è naturale che il nostro livello di energia sia variabile nel corso della giornata, della settimana, delle stagioni. Se ne siamo consapevoli, possiamo dedicarci alle attività prioritarie nei momenti in cui questo livello è più alto, per poter “vincere la resistenza” e dedicarci ad esse in modo produttivo.

3. Pianificazione

Avere chiaro cosa fare per portare avanti un certo progetto e avere deciso quando e dove farlo rende molto più facile dedicarvi effettivamente ad esso.

Forse non ti sei ancora dedicato a quel nuovo progetto così promettente perché aspettavi di avere tempo per farlo, ma, settimana dopo settimana, quel momento non è mai arrivato…

Se vogliamo che qualcosa di importante venga veramente fatto, dobbiamo decidere quando farlo e “proteggere” quel momento da altre richieste o interruzioni.

Lo strumento più semplice per fare questo è l’agenda, che possiamo usare non solo per scriverci gli appuntamenti che altrimenti rischieremmo di dimenticare, ma proprio per pianificare quando dedicarci alle attività importanti.

E’ vero che ci possono essere imprevisti e situazioni che rendono difficile pianificare, ma ritrovarci scritto un impegno sulla nostra agenda ci aiuta a capire a chi o a cosa è veramente importante “dire di no” e, quanto meno, a ripianificare il prima possibile quell’attività.

Conclusioni

Ci sono sicuramente altri fattori che influenzano la nostra gestione del tempo e che non ho citato. Probabilmente ti saranno venuti alla mente leggendo quanto ho scritto.

Ti incoraggio a continuare questa riflessione:

Parti dalle tue priorità;
Pensa alle tue giornate, a quello che ti aiuta e a quello che non ti aiuta ad essere produttivo;
Poi, prova ad apportare nelle tue abitudini quelle modifiche che possono aiutarti a dedicare il tuo tempo a quello che sai essere davvero importante.

Questo è un articolo di Andrea Aresca, ingegnere gestionale, ex manager in una azienda di produzione, ora consulente e formatore freelance. Aiuta imprenditori e manager ad organizzare e rendere più efficiente il loro lavoro, iniziando dalla gestione del tempo!

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