Pianificazione Giornaliera: 4 Tools Per Massima Produttività

Scorri le tue giornate attraverso una pianificazione giornaliera? O I tuoi giorni ti sfuggono sempre?

Ti capita mai di arrivare alla fine della giornata e pensare “che diamine ho fatto o concluso tutto il giorno?”

A volte ti senti come se stessi passando da un’urgenza all’altra e non hai tempo per concentrarti sulle tue priorità?

Se la risposta a una di queste domande è sì, allora continua a leggere.

Questo post ti darà 4 corretti approcci per pianificare la tua giornata. Usa questi suggerimenti per definire le priorità e quindi creare un piano giornaliero per evitare che la tua giornata (e la tua vita) scappi da te.

Saper pianificare saggiamente è fondamentale per non trascinarti dietro alle tue giornate, ma guidarle.

Il segno distintivo di una gestione del tempo efficace è essere coerentemente produttivo ogni giorno. Per tale motivo molte persone usano un piano giornaliero per motivare loro stessi a completare gli obiettivi giornalieri.

Avere una pianificazione giornaliera e impegnarsi a farlo può aiutarti rimanere concentrati sulle priorità di quel particolare giorno. Anche tu avrai più probabilità di portare a termine le cose se scrivi i tuoi piani giornalieri.

1 – Pianificazione giornaliera con il diario della produttività

In sostanza, la pianificazione gionaliera non è altro che prendere un pezzo di carta e una penna e annotare le attività e i passaggi associati che devi svolgere durante la giornata per assicurarti che i tuoi obiettivi siano completato.

Per iniziare,

procurati un quaderno a spirale ed etichettalo come Diario della Produttività Personale o Diario della Produttività Professionale.
- (Si consiglia di tenere un diario separato per il lavoro e per la tua vita personale, così puoi concentrarti su di essi in momenti separati, mantenendo così il tuo equilibrio ottimale tra lavoro e vita privata.)
Etichetta ogni pagina con il giorno e la data e cosa deve essere fatto quel particolare giorno.
Successivamente, dai la priorità a ciascuna attività in ordine di importanza.
Evidenzia i primi tre elementi e concentrati su quelli per primo
Cancella gli elementi man mano che li completi.
Gli elementi non completati devono essere riportati alla pagina successiva.

Massimizza la potenza del tuo diario di produttività

L’esperto di sviluppo personale Brian Tracy nel libro Gestione del Tempo crede che quando scrivi il tuo elenco di azioni la sera prima, il tuo subconscio si concentra su quel piano mentre tu sonno.

Pianificando la sera prima, inizierai anche fresco e concentrato sul massimo compito importante per la giornata. Naturalmente, vorrai rivedere il tuo elenco nel file mattina, ma inizierai la giornata con un vantaggio.

Tieni sempre con te il tuo diario della produttività durante il giorno per evitare di essere distratto. Incrocia le attività completate daranno al tuo subconscio un’enorme quantità di soddisfazione. Anche questo aiuta a mantenere la tua motivazione per completare gli elementi rimanenti nel tuo elenco di azioni.

Se ti ritrovi a spostare le attività non completate nel giorno successivo e il giorno successivo, allora devi chiederti perché quell’attività è nella tua lista in primo luogo e che valore ha nella tua vita. Se posticipi un compito tre volte, non appartiene al tuo elenco di azioni.

2 – Piano giornaliero con barattolo di vetro, pietre, ciottoli, sabbia e acqua

C’è una storia sulla gestione del tempo che utilizza un barattolo di vetro, pietre, ciottoli, sabbia e acqua per illustrare come pianificare la giornata. Il barattolo di vetro rappresenta il tempo che hai ogni giorno e ogni oggetto che entra in esso rappresenta un’attività con una priorità relativa alla sua dimensione.

Pietre: l’idea generale è quella di riempire prima il barattolo di vetro con delle pietre. Pianifica ogni giorno attorno ai tuoi compiti più importanti che ti spingeranno verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Questi rappresentano i tuoi progetti e le scadenze con la massima priorità con i compiti di grande valore, spesso importanti, ma non urgenti che ti spingono verso i tuoi obiettivi.

Ciottoli: successivamente, riempire lo spazio tra le rocce con dei ciottoli. Questi rappresentano compiti che sono urgenti e importanti, ma contribuiscono meno a obiettivi importanti. Senza un’adeguata pianificazione, queste attività sono spesso inaspettate e non gestite, possono riempire rapidamente la tua giornata. Lavorare per ridurre queste attività ti darà più tempo per lavorare per i tuoi obiettivi.

Sabbia: ora aggiungi la sabbia per riempire il tuo barattolo. In altre parole, compiti urgenti ma non importanti, solo dopo compiti importanti. Queste attività sono solitamente di routine o attività di gestione che non contribuiscono direttamente a raggiungere i tuoi obiettivi.

Acqua: infine, versa dell’acqua nel barattolo. Questi banali perditempo non sono né l’uno né l’altro, né importante né urgente, e ti distolgono dal lavorare verso attività ad alto rendimento e i tuoi veri obiettivi.

Se ti impegni in questo approccio per pianificare le tue giornate, vedrai col passare del tempo che sei in grado di farlo ottenere di più in meno tempo. Invece di finire le cose in una corsa folle per rispettare le scadenze, ogni giorno lo sarà organizzati e diventano più produttivi e redditizi. Noterai anche che trascorri meno tempo su attività di scarso o nullo valore. E perché hai una visione chiara per affrontare la competizione priorità, il livello di stress nella tua vita diminuirà, il che ti consentirà di concentrarti ancora di più e produttivo.

3 – Piano giornaliero con il metodo “Spezza, Blocca e Affronta”

I grandi progetti a volte possono essere così travolgenti che è difficile persino pianificarli avviarli. Questa tecnica di gestione del tempo è l’ideale per assumere questi lavori. Basta suddividere il progetto in pezzi gestibili, bloccare il tempo su cui lavorare per ogni pezzo, per poi affrontarlo con un tenacia risoluta.

Spezza: suddividi i progetti di grandi dimensioni in attività specifiche (pezzi) che possono essere completate in meno di 15-30 minuti.

Blocca: invece di programmare l’intero progetto tutto in una volta, blocca i tempi prestabiliti per il completamento di specifici pezzi il più presto possibile nella giornata. Questo dovrebbe permetterti di ignorare la maggior parte delle interruzioni e concentrarsi solo su questo compito.

Affronta: ora affronta il compito specifico, concentrandoti solo su questo compito piuttosto che sul progetto nella sua totalità. Una volta completato questo pezzo, sentirai un senso di realizzazione dal fare progressi sul progetto ed aumenterai la tua motivazione.

4 – Piano giornaliero con metodo “Pronti, fuoco, mira!”

Abbiamo tutti sentito il detto: “Pronto, mira, spara!” Spesso nella pianificazione della gestione del tempo, è meglio invece dire “Pronto, spara, mira!“.

Questo perché la maggior parte delle persone mirano al bersaglio, e poi continuano a mirare al bersaglio, ma sembra che non sparino mai.

Sono così presi dalla pianificazione che non riescono ad agire. Questo è solo un’altra forma di procrastinazione, di cui parleremo tra un momento.

Meglio sparare un colpo e vedere quanto ti sei avvicinato al bersaglio.

Pronto! Non pianificare eccessivamente ciascuna delle tue azioni. Nel momento in cui spari, il bersaglio potrebbe essersi mosso.

Fuoco! Ricorda la regola 80/20 e agisci. Anche se non colpisci il centro esatto del bersaglio, probabilmente hai colpito il bersaglio.

Mira! Crea nuovi piani basati sulle nuove informazioni acquisite con il fuoco appena sparato. Regola nuovamente la mira in base a dove ahi colpito il bersaglio in precedenza.

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In conclusione, non lasciare mai che la tua travolgente lista di cose da fare ti trattenga più a lungo del necessario o che ti impedisca di raggiungere i tuoi obiettivi.

Implementando questi metodi, puoi creare un piano giornaliero di successo che ti aiuterà a rimanere organizzato, a dare priorità alle tue attività e ad aumentare la produttività.

Fai il primo passo oggi e inizia a vedere la differenza che può fare nella tua vita.

Ho visto in prima persona la differenza che un piano quotidiano può fare nella mia vita e sono fiducioso che possa fare lo stesso per te.

Un bel video corso, che mi ha aiutato molto, che ti spiega come gestire bene il tempo e massimizzare la produttività, è questo