Negoziazione win-win: i 4 pilastri per un accordo vincente

Sommario

La negoziazione win-win (detta anche integrativa) è uno stile di negoziazione in cui vengono presi in considerazione gli interessi di entrambe le parti in contrattazione, per concludere positivamente la discussione e ottenere il massimo beneficio.

Sulla base di una conversazione, le parti si scambiano interessi e vedono come può essere fornito aiuto per costruire una relazione duratura.

In altre parole, in una negoziazione win-win i negoziatori mirano a lavorare insieme per trovare una soluzione alle loro differenze che porti alla soddisfazione di entrambe le parti.

I punti chiave quando si mira a un risultato vantaggioso per tutti includono:

• Concentrarsi a mantenere la relazione: “separare le persone dal problema”.
• Concentrarsi sugli interessi e non sulle posizioni.
• Generare una varietà di opzioni che offrono vantaggi ad entrambe le parti, prima di decidere cosa fare.
• Puntare a che il risultato sia basato su uno standard oggettivo.

Prima di partire con una negoziazione win-win è fondamentale anche risolvere in anticipo alcuni dubbi che possono nascere sul tuo modo di procedere o intendere tale tipo di negoziazione. Ne abbiamo parlato nell’articolo

Negoziazione integrativa (negoziazione win-win): le 8 risposte da sapere

In questo articolo, invece, sotto analizzeremo i 4 pilastri per una negoziazione integrativa.

Ecco due video-corsi molto efficaci e pratici sulla negoziazione

I 4 pilastri della negoziazione win-win

Hai paura di entrare in una trattativa? Temi che ciò che desideri non corrisponda a ciò che l’altra persona vuole darti? Ti preoccupi di dover “giocare duro” e di inasprire un buon rapporto di lavoro?

Dopotutto, affinché qualcuno vinca, qualcun altro deve perdere, giusto? Beh, non necessariamente se tu trovi una soluzione che faccia sentire tutte le parti vincitrici adottando l’approccio “win-win” che si fonda sui seguenti pilastri.

1- Comunicare in modo assertivo

La comunicazione efficace è la parte fondamentale di una negoziazione win-win. Di seguito i 3 segreti che ti aiutano a diventare un buon negoziatore.

La comunicazione chiara senza aggressione aiuta la negoziazione

Pensa a come vuoi che l’altra parte comprenda le informazioni. La negoziazione win-win è solo possibile se l’altra parte capisce la tua posizione, senza aggredirla, cioè non la insulterai cercando di essere “troppo esplicito“: per esempio, utilizzare affermazioni come “Sono preoccupatissimo per il problema che stiamo affrontando” o “Sono arrabbiato per il recente sviluppo“, invece di “Mi dispiace che tu non sia riuscito a rispettare la scadenza“.

L’ascolto può aiutarti a diventare un negoziatore migliore

Per essere un ascoltatore efficace, devi assumere un ruolo attivo nel processo. Le 3 linee guida che aiuteranno diventi un ascoltatore più attivo sono:

1. Stabilisci un contatto visivo con l’interlocutore e mostra interesse per ciò che sta dicendo. Quando vedono e sentono vicina la tua attenzione, saranno più disposti a esprimere i loro veri sentimenti e a condividerli informazione;
2. Attendi prima di rispondere, per far sì che ciò che ha detto l’interlocutore venga assorbito. Questa azione contempla ciò che sta cercando di comunicare e dimostra che stai dando all’altro la tua piena considerazione per le sue preoccupazioni;
3. Ripeti ciò che ha detto l’altra parte per assicurarti di comprendere appieno di cosa si tratta.

Il linguaggio del corpo ti rivela l’atteggiamento dell’altra parte

Il linguaggio del corpo può fornire informazioni su emozioni e atteggiamenti. Alcuni indizi da cercare includono:

• La postura, come porgersi verso di te mentre sei seduto, indica che l’altra persona è ricettiva, mentre appoggiarsi all’indietro trasmette il messaggio che è meno aperta.
• Le posizioni degli arti, come le braccia incrociate e le gambe incrociate, indicano disaccordo. Le mani serrate o irrequiete indicano tensione e non ricettività.
• Le espressioni facciali, come un forte contatto visivo, indicano un atteggiamento aperto, mentre un contatto visivo minimo indica un atteggiamento poco ricettivo. Livelli elevati di animazione, di solito, corrispondono strettamente ai pensieri e ai sentimenti.
• Il tono e l’inflessione possono essere utili per leggere un atteggiamento, ma usali insieme ad altri segnali. Il tono della voce è facile da manipolare, quindi non puoi fare affidamento solo su di esso per valutare i pensieri dell’altra parte.

2-    Trovare un vantaggio reciproco

Il vantaggio reciproco fa sì che entrambe le parti escano da una negoziazione soddisfatte del risultato.

Concentrarsi solo sui propri bisogni promuoverà un’atmosfera antagonista in cui i bisogni di una delle parti vengono soddisfatti a spese dell’altro. Di seguito alcune strategie per trovare un vantaggio reciproco.

Esplorare diverse opzioni per soluzioni reciprocamente vantaggiose

Una tecnica efficace per visualizzare la situazione sia in generale che in particolare consiste nel rompere il problema in componenti più piccoli. L’effetto combinato di trovare soluzioni per ciascun componente può portare alla soluzione del problema più ampio. Questo processo può essere riassunto nei seguenti cinque passaggi:

1. Identificare il problema in generale per determinare i principali punti di differenza;
2. Identificare i dettagli in modo specifico in modo da poter affrontare le singole parti del problema;
3. Suggerire azioni specifiche per affrontare i dettagli uno alla volta;
4. Suggerire opzioni per espandere i risultati delle azioni dettagliate al problema generale.
5. Creare opzioni secondarie nel caso in cui le prime opzioni non funzionino.

Trovare interessi comuni

Gli interessi comuni facilitano il processo di ricerca di soluzioni stabilendo un terreno comune per entrambe le parti. Ci sono tre elementi da tenere a mente quando si cercano interessi comuni:

1. Gli interessi comuni richiedono qualche ricerca. Inizialmente potrebbe essere difficile riconoscere eventuali condivisioni di interessi tra te e l’altra parte.
2. Gli interessi comuni sono utili solo nella misura in cui li crei. Essi non serviranno a nulla, a meno che non enfatizzi interessi comuni e sviluppi modi per costruire accordi con questi interessi come fondamento.
3. Gli interessi comuni creano atmosfere negoziali positive. Le parti si sentono più a loro agio lavorando tra loro quando si rendono conto di avere interessi condivisi.

Saper utilizzare interessi diversi

Anche interessi divergenti possono essere utili per raggiungere accordi reciprocamente vantaggiosi. Possono fornire situazioni in cui una parte apprezza qualcosa che l’altra parte considera di scarso valore.

Prova a determinare se c’è qualcosa che tu o l’altra parte potreste guadagnare senza causare molta perdita dall’altra parte. Queste differenze di interessi prevedono scambi amichevoli di concessioni.

Valutare la soluzione

Misurare il valore di una soluzione consente di identificare se una parte trae vantaggio a scapito dell’altro. Aiuta anche a garantire che entrambe le parti soddisfino i propri bisogni.

Convincere l’altra parte ad accettare i miei metodi di valutazione

Devi essere in grado di persuadere l’altra parte che l’utilizzo di criteri oggettivi è vantaggioso per entrambi.

Ci sono tre aree che dovrai discutere con l’altra parte per convincerla di questa procedura:

1. Affrontare ogni questione come un’opportunità per stabilire criteri per raggiungere una soluzione equa. Stabilire che, sia tu che l’altra parte, avete un interesse comune e volete raggiungere un accordo equo.
2. Considera i criteri che l’altra parte sostiene e determina se puoi sostenerli. In caso contrario, tu e l’altra parte dovreste chiedere che un terzo partecipi alla negoziazione in qualità di arbitro.
3. Non lasciarti spingere a usare metodi sbagliati. A meno che l’altra parte non possa offrire un metodo equo di valutazione, mantieni i criteri che supporti.

3-    Lavorare alla negoziazione

Dopo che si sono stabiliti gli interessi comuni tra le parti, arriva il momento per portare la trattativa nel pieno del lavoro!

Le seguenti strategie tu aiuteranno a giocartela nel modo migliore.

Fare concessioni con successo

Negoziare significa dare e accettare concessioni, utilizzando tecniche come queste:

• Fare una concessione prima che l’altra parte possa chiederne una per evitare che ne scelga una che possa essere importante per te. La prima offerta è solitamente un tentativo di avviare la negoziazione.
• Fai prima le concessioni meno importanti e conserva quelle di valore fino alla fine negoziazione.
• Mostra notevole riluttanza ad ogni concessione; se l’altra parte pensa alle tue concessioni non hanno alcun valore per te, faranno più concessioni per eguagliare ciò che tu hai fatto.
• Chiedi una concessione ogni volta che ne fai una, dicendo cose come: “Dato che vuoi X, perché non darmi in cambio Y”. Un’altra tattica è dire: “Se sei d’accordo con Y, allora sono disposto a lasciarti avere Z.”

Cosa fare se si inizia a perdere le concessioni

In ogni negoziazione c’è la possibilità di perdere le concessioni. Ci sono tre opzioni che puoi utilizzare per affrontare questa situazione:

1. Richiedi una pausa o una riflessione per rivedere i progressi fatti e pianifica cosa fare dopo.
2. Prenditi il resto della giornata per riorganizzarti. Allontanarti dall’altra parte negoziante per un po’, ti darà l’energia per tornare più forte.
3. Sposta la conversazione su un argomento più forte quando l’altra parte si sofferma su una delle tue aree deboli. Scegli le tue aree più forti e più sicure ed esplorale.

Come proteggersi da un negoziatore più potente

È fondamentale non sentirti costretto ad accettare un accordo che non è vantaggioso per te o per il tuo partner o la tua azienda.  Esistono due metodi per proteggersi:

1. Stabilisci i tuoi obiettivi e limiti prima di avviare la negoziazione in modo da sapere se un accordo è raggiunto accettabile. Obiettivi e limiti ben definiti ti aiuteranno a capire quando rifiutare un accordo.
2. Determina le tue alternative. Se l’altra parte offre un accordo che non è vantaggioso come le tue alternative, è possibile uscire dalla negoziazione. Questa azione fa capire che non prenderai una decisione insoddisfacente sotto pressione.

Stabilire una strategia di fondo

Una conclusione è l’offerta meno attraente che una parte accetterà. Stabilire in anticipo un obiettivo finale può aiutarti a resistere alla pressione di accettare un accordo insoddisfacente, ma limita la tua creatività nel raggiungere una soluzione. Avere alternative disponibili è la strategia più efficace per proteggersi da negoziatori più potenti di te.

Livellare il campo di gioco

Le alternative svolgono un ruolo chiave nel livellare il campo di gioco con un negoziatore più potente. Tieni a mente tre fattori quando affronti un negoziatore più potente:

1. La tua potenza dipende dalle tue alternative. Hai la capacità di abbandonare la negoziazione con fiducia se le condizioni sono insoddisfacenti.
2. Prenditi il tempo per sviluppare le tue alternative. Più dettagli conosci su di loro, maggiore è la tua fiducia sarà nella gestione della trattativa.
3. Considera le alternative dell’altra parte se entrambi avete scelte solide. Potrebbe essere saggio concordare che la decisione migliore per entrambi non è negoziare, ma perseguire invece queste altre opzioni.

4-    Chiudere l’affare o trattativa

Non dovresti avere difficoltà a convincere l’altra parte ad accettare una soluzione se hai sviluppato un accordo vantaggioso per entrambe le parti.

Quando chiudere l’affare

Tratta la chiusura come una fase separata nel processo di negoziazione e cerca continuamente le opportunità chiudere. Una volta raggiunto un accordo accettabile, prova a concludere l’affare.

Se l’altra parte non è soddisfatta dell’accordo finale sarà necessario fare un passo indietro rispetto all’accordo finale e scoprire come soddisfare anche le sue esigenze.

Come chiudere con successo la negoziazione win-win

Quando sei sicuro che l’accordo raggiunto soddisfi entrambe le parti, prenditi una pausa per rivederlo prima di considerarlo ufficialmente chiuso. Tieni presente di non affrettare la chiusura processo, soprattutto se una delle parti non è completamente soddisfatta dei termini dell’accordo.

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Per concludere e riassumere:

Una negoziazione win-win, vantaggiosa per tutti, può consentire a entrambe le parti in una discussione di sentire di aver concluso un accordo soddisfacente e che nessuno dei due sia “perdente”.

È particolarmente utile quando hai una relazione continua con l’altra parte e si desidera rimanere in buoni rapporti.

Tieni sempre in mente questi cinque punti:

1. Separa le persone dal problema.
2. Concentrati sugli interessi, non sulle posizioni.
3. Inventare opzioni per un vantaggio reciproco.
4. Utilizza dei criteri oggettivi.
5. Identifica prima la tua migliore alternativa a un accordo.

Allora, buona negoziazione win-win!

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