Come definire le priorità in 4 passi con alcune strategie

Quando la tua lunga lista di cose da fare al lavoro o in altri ambiti ti tiene occupato, spesso può anche sembrare opprimente.

Potresti voler definire le priorità per determinare quali attività sono più importanti per rendere più gestibile la tua pianificazione, ma anche più efficace la loro realizzazione.

Capire come definire le priorità ti consente di rispettare le scadenze, collaborare in modo efficace con gli altri e rimanere sempre organizzato.

Stabilire le priorità è un modo efficace per gestire bene il tuo tempo!

In questo articolo, ti spiego 4 passi che ti aiuteranno a definire le priorità e ti condivido delle strategie che possono aiutarti a determinare le attività più importanti da completare per prime.

Perché è importante definire le priorità?

Definire le priorità è importante per rimanere organizzato nella tua vita professionale e personale e, allo stesso tempo, gestire meglio il poco tempo che hai a disposizione.

Inoltre, assicura di progredire continuamente verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi e ti aiuta a rimanere produttivo senza sentirti sopraffatto.

Impostando le priorità, cosa sei capace di portare avanti e sei in grado di rifiutare ulteriori responsabilità o impegni quando necessario.

I 4 passi per definire le priorità

È possibile definire le priorità seguendo in sequenza i seguenti 4 passi:

1. Crea un elenco di attività

La creazione di un elenco di attività da completare può aiutarti a determinare a quali dare la priorità rispetto ad altre. Annota le tue attività su un pezzo di carta o in un documento digitale. Oggi esistono anche tante applicazioni digitali su smartphone, tablet o PC che ti aiutano in ciò.

Alcune attività che potresti includere sono la modifica di un documento, il completamento di un compito al lavoro, il completamento impegno a casa, oppure un momento di svago o sport.

Dato che spesso, alcune priorità di carriera richiedono il completamento di attività anche dopo le ore lavorative, ecco che le priorità personali possono sovrapporsi alle responsabilità lavorative, ed è utile elencarle entrambe quando si definiscono le priorità.

2. Classifica le tue attività

Analizza ciascuna delle tue attività e classificale in base al livello di importanza. Nel fare ciò tieni conto sia delle date di scadenza sia del livello di lavoro necessario per ogni attività.

Classifica le attività con una data di scadenza imminente, o che potrebbe essere più importante completare prima, nella parte superiore dell’elenco.

Le attività che non devono scadere a breve o richiedono meno lavoro possono stare nella parte bassa dell’elenco.

Puoi anche organizzare i tuoi compiti in base a quelli che devi fare, che dovresti fare o che sarebbe bello fare. Chiaramente le attività da svolgere hanno una priorità maggiore rispetto a quelle che elenchi come belle da fare.

3. Assegna i requisiti di tempo per ciascuna attività

Assegna i requisiti di tempo per ciascuna attività, per stimare quanto tempo è necessario riservare nella tua giornata per completare ogni ognuna di esse. Questo può anche aiutarti a determinare quante priorità puoi gestire entro un certo periodo di tempo.

Puoi stimare quanto tempo è necessario facendo riferimento alle tue esperienze passate o chiedendo consiglio ai colleghi. Annota un incremento di tempo per ogni attività nell’elenco.

4. Usa un programma per le priorità della tua giornata

Una volta che conosci le tue attività più importanti e quanto tempo impiegano per completarle, aggiungile a un programma. Questo ti dà una visione visiva di quando è necessario completare determinate attività.

Crea un programma dettagliato che includa le tue attività giornaliere e mensili. Cerca di controllare un certo numero di attività dalla tua lista ogni settimana e ogni mese.

Considera queste strategie per stabilire le priorità

Le seguenti strategie ti aiuteranno nel percorso dei tre passi du descritti.

Sappi quando rimuovere alcune attività dalla tua lista

Restringere la tua lista di cose da fare può aiutarti a sentirti meno sopraffatto e rendere più facile pianificare abbastanza tempo per gestire le tue priorità.

Capisci quando rimuovere delle attività dalla tua lista, dandoti più tempo per concentrarti solo sulle tue priorità. Prendi in considerazione la rimozione delle attività in fondo all’elenco.

Pianifica l’imprevisto

Pianificare ogni minuto della tua giornata lascia poco spazio a cambiamenti imprevisti al tuo programma. Un’attività potrebbe richiedere più tempo del previsto o potresti dover svolgere attività aggiuntive. Alcuni compiti possono anche salire in termini di priorità.

Lascia sempre dello spazio libero nel tuo programma per accogliere questi cambiamenti inaspettati e aiutarti ad adattarti meglio ad essi.

Sii realista

Più realistici sono i tuoi obiettivi e le tue priorità, maggiori sono le possibilità che hai di completarli. Ciò significa non solo stabilire priorità realizzabili, ma anche gestibili entro un determinato periodo.

Sappi che potrebbero verificarsi interruzioni e che in alcuni giorni potrebbe essere più difficile concentrarsi sulle tue priorità più importanti.

Pensa all’indietro

Pensare all’indietro può darti una nuova prospettiva sull’importanza dei tuoi compiti. Per raggiungere questo obiettivo, inizia con un singolo compito che ritieni richieda la tua attenzione con la massima urgenza.

Confronta questa attività con le altre attività principali nell’elenco. Considera le conseguenze se non la completi presto. Questo può aiutarti a restringere un elenco di priorità principali, determinando quella che richiede un’attenzione immediata.

Fai delle pause

Prendi in considerazione delle pause per gestire al meglio le tue priorità. Le pause possono aiutarti a prendere le distanze dai compiti meno importanti che devi completare e aiutarti a determinare ciò che è veramente importante per te.

Aggiorna frequentemente la tua lista

Quando completi attività o hai nuovi progetti, aggiorna l’elenco di conseguenza. Alla fine della giornata, scrivi le prime cinque cose su cui vuoi concentrarti il ​​giorno successivo.

Alcuni elementi del giorno precedente potrebbero essere trasferiti al giorno successivo, potresti aggiungere nuove attività o addirittura eliminarne altre non più prioritarie.

Crea dei sotto-compiti

La gestione delle priorità può essere più gestibile se si considera qualsiasi piccolo progresso come un progresso. Per evitare di sentirti sopraffatto da alcuni dei tuoi compiti e concentrarti su di essi nel loro insieme, suddividili in sotto-compiti.

Considera di dedicare 15 minuti ogni giorno a un compito. Alla fine, potresti fare progressi verso il completamento dell’attività nella sua interezza.

Considera le tue ore più produttive

Tenere traccia dei momenti della giornata in cui sei più produttivo può aiutarti a completare le tue priorità in modo tempestivo. Determina se sei più produttivo al mattino presto o a tarda notte.

Assegna le tue priorità più importanti durante questo periodo. Questo può aiutarti a fare di più quando sei in grado di concentrarti, lasciandoti più tempo per altre attività.

Riduci al minimo le distrazioni

Riduci le distrazioni per aiutarti a fare progressi sulle tue priorità. Valuta quando è più probabile che tu possa distrarti durante la giornata lavorativa e usa questo tempo per fare una pausa. Puoi anche scegliere un ambiente di lavoro che riduca il numero di distrazioni durante il giorno.

Condividi le tue priorità con gli altri

Condividere le tue priorità con gli altri ti aiuta ad accettare la responsabilità. Discuti le tue priorità con i tuoi colleghi, amici o persino con il tuo supervisore. Possono anche offrirti un feedback utile per aiutarti a ottimizzare le tue risorse e garantire che le tue priorità siano allineate con i tuoi obiettivi generali.

***

Il modo istintivo per creare un elenco di priorità potrebbe essere con carta e penna (anche io lo faccio spesso). Ma quando si tratta di aggiornarlo e mantenerlo, probabilmente riesci con qualcosa di un po’ più avanzato. Tieni presente che digitale non significa necessariamente difficile.

Puoi utilizzare una piattaforma di gestione delle attività super intuitiva come monday.com per creare e mantenere il tuo elenco di priorità in un unico posto, al posto di un post-it accartocciato o fogli sparsi sulla scrivania.

Provaci!