Priorità sul lavoro: 3 metodi formidabili e pratici

Sommario

Una delle lotte più vecchie sul posto di lavoro è sapere come stabilire le priorità sul lavoro.

Con più compiti da svolgere, e-mail ininterrotte e aspettative più elevate, decidere cosa merita la tua attenzione può diventare rapidamente opprimente.

Tuttavia, padroneggiare la definizione delle priorità sul lavoro può cambiare la vita.

Conoscere le proprie priorità sul lavoro riduce lo stress, aiuta a concentrarsi e a ignorare la paura di perdersi qualcosa, può migliorare la produttività e la gestione del tempo e persino favorire l’equilibrio tra lavoro e vita privata, poiché consente di definire limiti più rigorosi per la propria giornata lavorativa.

Una volta che impari a dare priorità sul lavoro ai tuoi compiti e al tuo tempo, ti rendi conto che gran parte del lavoro che ti sembrava urgente in realtà non richiede la tua attenzione. Almeno non subito.

Ma sebbene gli elementi per stabilire le priorità sul lavoro siano semplici (ad esempio, sapere quali attività devono essere svolte e classificarle in base all’importanza), non si tratta di un esercizio semplice.

Quando le priorità si accumulano, è necessario un sistema chiaro che ti aiuti a superare la situazione di sopraffazione e a rimetterla sotto controllo. In questa guida, abbiamo raccolto le migliori strategie su come dare priorità sul lavoro ma anche per le tue attività quotidiane, ottimizzare il tuo tempo e concentrarti sugli obiettivi più importanti.

Tre metodi pratici per dare priorità sul lavoro

In questo articolo, condivideremo tre straordinari metodi che ti aiuteranno a ottimizzare il tuo tempo e a raggiungere i tuoi obiettivi con maggiore facilità.  

Metodo delle quattro liste di obiettivi (P, M, S, G)

Annota tutto in una Lista Principale e poi suddividila in obiettivi Mensili, Settimanali e Giornalieri

È impossibile stabilire le priorità dei propri compiti se sono tutti nella tua testa. Inizia invece a scrivere e organizzare tutto in un elenco principale. Fai che tutto ciò che cattura la tua attenzione esca dalla tua testa e venga inserito in un documento.

Non ha importanza lo strumento utilizzato per archiviare queste attività (può essere semplice come un pezzo di carta o complesso come uno strumento di gestione dei progetti), purché sia facilmente accessibile e aggiornabile quando si presentano nuove priorità.

Una volta creata la tua Lista Principale, noterai subito che ogni attività merita livelli di attenzione diversi. Hai le attività da svolgere oggi, i progetti a cui lavorare questa settimana o questo mese. E gli obiettivi a lungo termine che ti fanno sentire realizzato e motivato.

Partendo dalla tua lista principale, inizia a dare priorità alle attività in base a obiettivi mensili, settimanali e giornalieri.  

La tua lista mensile attingerà dalla tua lista principale. La tua lista settimanale attingerà dalla tua lista mensile. E così via. In questo modo, le tue priorità quotidiane sono sempre allineate con i tuoi obiettivi più grandi.

Questo metodo di definizione delle priorità sul lavoro e nella vita aiuta anche a combattere il nostro pregiudizio a completare le cose, ovvero la nostra tendenza a concentrarci sul completamento di piccoli compiti anziché lavorare su quelli più grandi e complessi.

Quando i tuoi impegni quotidiani vengono estratti da un elenco più ampio, puoi essere certo di lavorare sempre su cose significative. Non solo su quelle urgenti.

Il metodo di Ivy Lee

Classifica i tuoi compiti quotidiani in base alla loro vera priorità con il metodo Ivy Lee

A volte, nonostante i nostri sforzi, ci ritroviamo con una lista enorme di compiti urgenti e importanti da portare a termine. In tal caso, dobbiamo trovare un modo per scavare più a fondo e scoprirne la vera importanza.

Uno dei metodi migliori per farlo è stato sviluppato oltre 100 anni fa dalla consulente di produttività Ivy Lee. Il cosiddetto Metodo Ivy Lee ti obbliga a stabilire le priorità della tua giornata seguendo una semplice serie di regole:

1. Alla fine di ogni giornata lavorativa, scrivi le sei cose più importanti che devi realizzare il giorno dopo. Non scrivere più di sei compiti.

2. Ordina per priorità questi sei obiettivi in base alla loro reale importanza.

3. Il giorno dopo, concentrati solo sul primo compito. Lavora finché non hai finito il primo, prima di passare al successivo.

4. Affronta il resto della lista allo stesso modo. A fine giornata, sposta gli elementi non completati in una nuova lista di sei attività per il giorno successivo.

5. Ripeti questo procedimento ogni giorno lavorativo.

Limitarsi a sei attività (o meno) al giorno crea un vincolo che ti obbliga a stabilire le giuste priorità e poi a rimanere concentrato, portando a termine l’elenco con un solo compito alla volta.

Metodo ABCDE

Separa le attività con priorità simili utilizzando il metodo ABCDE.

Sebbene il metodo Ivy Lee sia ottimo per stabilire le priorità delle attività quotidiane, c’è ancora una parte che non è chiara: come si fa a sapere la “vera importanza” di un’attività?

La più grande incognita quando si tratta di stabilire le priorità è la distinzione tra compiti che sembrano avere lo stesso livello di importanza. Quando si lavora su compiti complessi o si devono gestire più ruoli, anche il Principio di Pareto e la Matrice di Eisenhower non sono del tutto efficaci.

È qui che il metodo ABCDE di Brian Tracy fa miracoli. Invece di mantenere tutte le attività su un unico livello di priorità, questo metodo offre due o più livelli per ogni attività.

Ecco Come funziona:

• Passo 1 – Esamina la tua lista e assegna a ogni attività una lettera dalla A alla E (dove A indica la priorità più alta).

• Passo 2- Per ogni compito che ha una A, assegnagli un numero che indica l’ordine in cui lo svolgerai

• Ripeti finché tutti i compiti non hanno lettere e numeri

Anche in questo caso, si tratta di una strategia di prioritizzazione apparentemente semplice. Mentre nella maggior parte dei casi è quasi impossibile distinguere un compito B1 da uno A3, assegnando a ciascun compito più livelli di priorità, la sua vera importanza diventa improvvisamente molto più chiara.

E per finire

Mentre si affrontano questi esercizi di definizione delle priorità, è importante ricordare di essere flessibili. Nessuno sa cosa riserva il futuro. E in definitiva, stabilire le priorità e pianificare è solo una questione di supposizioni.

Siate consapevoli dell’errore dei costi irrecuperabili ( cioè siate sufficientemente flessibili da cambiare idea e abbandonare le priorità)

A volte capita di dare priorità a un compito solo per poi ritrovarsi con aspettative o risultati diversi. A questo punto è difficile non rimanere delusi. Ma non puoi lasciare che questo distorca il tuo giudizio.

Gli esseri umani sono particolarmente suscettibili alla “fallacia dei costi irrecuperabili”, un effetto psicologico per cui ci sentiamo obbligati a continuare a fare qualcosa solo perché ci abbiamo già dedicato tempo e impegno .

Ma la realtà è che, indipendentemente da cosa fai, non potrai mai recuperare quel tempo . E ogni volta che continui a lavorare per raggiungere la priorità sbagliata, è solo tempo sprecato.

A volte è più efficace impiegare i nostri sforzi per cambiare barca che per cercare di riparare una falla.

Le priorità sono importanti. Ma ricorda di essere realistico su quanto lavoro puoi effettivamente fare ogni giorno.

Se stabilisci correttamente le priorità sul lavoro, avrai sicuramente una buona giornata.

Arrivare a fine giornata e scoprire di aver portato a termine un lavoro importante è una sensazione meravigliosa. Ma non è sempre possibile.

Le attività richiedono più tempo del previsto. Arrivano le interruzioni . E le nostre giornate sono piene di riunioni e chiacchiere. Quindi, se da un lato è importante sapere come dare priorità sul lavoro a quelle più preziose, dall’altro è importante essere realistici su quanto si può effettivamente fare.

In questo modo, finirai la giornata sentendoti soddisfatto dei progressi fatti e sapendo di poterti prendere una meritata pausa.