Come imparare a delegare efficacemente con 6 pratici passi

Delegare efficacemente non è solo delegare i compiti che non riesci a fare da solo, ma anche dare autorità e potere ai collaboratori, attraverso una maggiore autorità, autonomia, indipendenza e valorizzazione.

Nessun leader può fare tutto da solo: la delega è uno strumento chiave per migliorare le prestazioni e l’efficienza della squadra per raggiungere gli obiettivi.

Per delegare efficacemente è necessario disporre del giusto ambiente, essere il giusto tipo di delegante e seguire alcuni passaggi importanti.

La delega è un’area in cui molti leader e manager hanno difficoltà ed è difficile rinunciare a quel controllo. Spesso i leader si sentono scoraggiati perché non ottengono i risultati sperati, quando chiedono alla loro squadra di intraprendere un progetto o un’attività. Spesso decidono che è più facile farlo da soli.

Il problema è che questo crea un precedente con la squadra.

Nascono allora giustificazioni come queste:

• Non ho bisogno di fare un lavoro accurato. Il mio capo prende il sopravvento e lo finisce comunque.
• Il mio capo lo ricontrolla comunque. Non ho davvero bisogno di preoccuparmi di farlo bene.
• Perché preoccuparsi di avviarlo. Finisce per riprenderlo e farlo comunque. Aspetterò solo che ciò accada.

Sarebbe meglio partire dal presupposto che la maggior parte delle persone vuole fare un buon lavoro: se non permetti alla tua squadra di funzionare al massimo potenziale, la stai privando dell’opportunità di sentirsi pienamente vincente.

I collaboratori che non riescono a sentirsi vincenti finiscono per sentirsi frustrati e risentiti. Non sono le emozioni ottimali per un ottimo ambiente di lavoro. Delegare efficacemente un lavoro, amplia le capacità della tua squadra e ne lancerà il successo, lo accenderà e creerà un ambiente in cui l’eccellenza è lo standard.

Il tuo obiettivo, quindi, è delegare efficacemente e poi lasciarti andare. Esploreremo allora sei passi, tutti da compiere, per arrivare a una delega efficace.

I 6 pratici passi per delegare efficacemente 

Se stai già iniziando a preoccuparti, pensando che tutta la tua attività cadrà nel caos, se deleghi le tue attività, non preoccuparti.

Se segui correttamente ogni passo seguente per i piccoli compiti da delegare, avrai successo. Prendi nota di questo successo e poi man mano delega alcuni compiti ancora più grandi e importanti.

Ecco i sei semplici passi in sequenza per cominciare a delegare efficacemente.

1 – Cosa delegare

Prenditi del tempo per chiarirti, in modo da poterlo comunicare in modo succinto e chiaro alla tua squadra.

• Nello specifico cosa vuoi delegare?
• È un intero progetto o è solo un compito?
• Dove si inserisce questo nello scopo della tua attività?
• Quale risultato creerà?
• Che differenza hai bisogno di vedere?
• Quale standard di qualità deve essere soddisfatto?
• Come misurerai il successo della delega?

2 – Chi delegare

Seleziona una persona della tua squadra che sarà responsabile al 100% nell’assicurare che questa attività o progetto venga completato. Questa persona potrebbe non essere l’unica a lavorare sull’attività. Potrebbe anche non essere quello che effettivamente fa il lavoro. Ma, delegando a questa persona, ti stai assicurando che lui o lei sia pienamente responsabile, affinché l’esecuzione sia fatta in tempo e anche correttamente. Alla fine, questo è quello che vuoi: se più persone sono responsabili, ci sono opportunità per puntare il dito e dire “Ho pensato che lo avrebbe fatto lui o lei!”.

Se stai pensando che non c’è nessuno nella tua squadra qualificato per affrontare questo progetto o compito, è il momento di analizzare un po’ la realtà.

• Veramente sei davvero l’unico capace?
• Hai fatto le scelte di assunzione del personale sbagliate?
• Non sei riuscito a investire in una formazione adeguata?

Se sei davvero pronto a trasformare la tua attività, la risposta non può più essere “non possono farlo”! Il momento è arrivato. Devi cambiare la tua mentalità, immediatamente o nel tempo, allenando ila squadra esistente o partendo da zero. Il tuo successo dipende dalla tua capacità di fidarti dei membri della tua squadra. Il cavaliere solitario non può fare tanto quanto un generale con una squadra di soldati.

3 – Come delegare

Questa parte è facoltativa. Se stai delegando a un membro esperto della squadra, potrebbe già sapere come svolgere il lavoro. Potrebbe sembrare condiscendente da parte tua fornire le istruzioni passo-passo. Tuttavia, se stai delegando a qualcuno nuovo al lavoro, potrebbe essere necessario fornire alcuni dettagli in più. Ricorda, l’obiettivo finale di una grande delega è portare a termine il lavoro in modo efficiente e ben fatto. Sfortunatamente, alcuni leader davvero si divertono e si compiacciono guardando la loro squadra lottare per un progetto o attività. Spesso questo è egoismo e ne va a discapito la vittoria di tutti.

4 – Entro quando tempo finire

Assicurati di comunicare una scadenza specifica. Dare un compito e dire “fallo quando puoi” non comunica un senso di urgenza. Se stai delegando con questo tipo di linguaggio, non c’è da meravigliarsi se poi ti senti frustrato. Magari vuoi essere gentile, o riconoscere il carico di lavoro del tuo collaboratore, oppure vuoi davvero che gli altri sappiano riconoscere da soli la priorità del lavoro.

Alla fine, però, quello che percepiscono è: “questo non è un grosso problema”. E finisci per sentirti come se non potessi delegare nulla, perché le tue cose non vengono mai fatte.

Fornire una scadenza, d’altra parte, comunica il senso di urgenza appropriato e aiuterà la tua squadra a prendere una decisione informata su come assegnare la priorità al nuovo lavoro. Se stai delegando un progetto più ampio, crea alcune scadenze intermedie insieme alla scadenza finale per l’intero progetto. In questo modo puoi essere sicuro che la squadra stia facendo progressi costanti.

5 – Crea un protocollo di comunicazione

Questo passaggio è quello che più spesso manca nel processo di delega. Quando si delega l’attività e la scadenza, è inoltre necessario creare un protocollo di comunicazione che richiede al delegato di fornire degli aggiornamenti a intervalli specifici. Se non lo fai, non hai delegato completamente, perché inizi a pensare di chiedere informazioni e ti preoccupi sempre di più, occupando la tua mente.

È meglio dire al delegato: “L’attività è prevista il giorno X. Entro il giorno X-5 voglio che tu mi invii un’e-mail con i dettagli sui progressi che hai fatto.” Quando inizi per la prima volta a delegare in questo modo, potrebbe essere non facile attendere gli aggiornamenti. Se questo è il caso, non arrenderti, fai solo un passo più piccolo. Riduci gli intervalli tra gli aggiornamenti. Se hai bisogno di un aggiornamento quotidiano, impostalo come standard. Lentamente acquisirai fiducia in te stesso e nella tua squadra.

Più successo avrai con la delega, più facile diventerà. Avrai preparato il terreno per un ambiente in cui la tua squadra è pienamente responsabile e tu sarai a tuo agio e più fiducioso delle loro capacità.

6 – Offri il tuo supporto in anticipo

Come parte della tua comunicazione, devi offrire il tuo supporto in anticipo. Metti in chiaro che una scusa come “non sono riuscito a farlo, non ho avuto tempo”, non passerà.

Il collaboratore responsabile deve informare se è rimasto indietro e deve chiedere assistenza. Questa assistenza può provenire da te o da altri. Quindi, durante la comunicazione iniziale della delega, dirai al collaboratore che deve chiedere, se ha bisogno di aiuto, e che può chiedere a te o ad altri componenti della squadra.

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In conclusione, la delega migliora l’efficienza poiché consente di trasferire il lavoro a persone le cui competenze corrispondono perfettamente al lavoro da fare.

Quando riorganizzi il tuo carico di lavoro in modo da lavorare su attività con priorità più alta, mentre i collaboratori completano incarichi significativi e impegnativi, hai una ricetta per il successo.

Una delega efficace può avere vantaggi di vasta portata per il manager impegnato, il dipendente e l’organizzazione nel suo complesso.

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