Superare gli ostacoli alla delega: scopri i 6 principali da rimuovere

Superare gli ostacoli alla delega è così importante che la mancata esecuzione mette te, la tua squadra e la tua organizzazione in una posizione di svantaggio.

Accumulare inutilmente lavoro renderà infelici anche i tuoi collaboratori, in quanto genererà sfiducia tra loro e ti renderà difficile sfruttare appieno i loro talenti e le loro capacità.

Nell’articolo 

>>>Saper delegare: i 4 strumenti migliori per farlo alla grande

abbiamo dato 4 strumenti efficaci per saper delegare, ma a volte non basta solo conoscerli per riuscire a delegare.

Saper delegare è un’abilità di vitale per un manager o leader. Ma per alcuni la cosa più difficile è la messa in pratica. 

Imparare ad affidare incarichi ai collaboratori è più cruciale di quanto pensi. Tuttavia, per quanto semplice possa sembrare, ci sono vari ostacoli alla delega che impediscono di riuscirci con successo.

Per superare questi ostacoli alla delega è necessario prima identificarli.

Di seguito sono descritti proprio i principali ostacoli alla delega potrebbero impedire a te come leader di raggiungere i tuoi obiettivi.

Inoltre, ti darò dei consigli su come superare queste barriere alla delega.

I 6 principali ostacoli alla delega che devi rimuovere

La maggior parte dei leader combatte sul tema della delega, ma in fondo, se continui a fare quello che hai fatto (cioè vedendo sempre ostacoli alla delega), continuerai a ottenere quello che finora hai ottenuto. Per apportare una modifica, devi apportare una modifica effettiva.

Se continui a credere nelle tue giustificazioni e ti trovi delle barriere alla delega, non stai apportando cambiamenti e tutto rimarrà lo stesso. Rimarrai sopraffatto, continuerai a lavorare dentro le cose, invece che su di esse, e non raggiungerai il tuo pieno potenziale.

Devi guardare in modo obiettivo a ciascuna delle questioni chiave e agire, rimuovendo i finti ostacoli alla delega. Se non agisci, sai che le tue scuse sono solo scuse.

Questa è probabilmente un’opportunità di crescita per te, quindi spingi fino in fondo!

Dalla mia esperienza, i problemi di delega da parte di un leader si riducono ai seguenti principali ostacoli alla delega. 

Diamo un’occhiata a ciascuno di essi e troviamo alcune soluzioni per rendere la tua vita lavorativa più appagante!

Ricorda, la chiave è guardare ciascuno in modo obiettivo. Non lasciare che le tue storie ti ostacolino!

1 – Il controllo eccessivo

Hai paura di lasciarti andare. Ti senti come se dovessi fornire sempre il tuo impegno, altrimenti tutto andrà storto, e devi sapere cosa sta succedendo in ogni momento. La paura di lasciarti andare è proprio il principale delle barriere alla delega.

Come si manifesta

Chiedi costantemente ai collaboratori cosa stanno facendo. Vuoi conoscere i dettagli minimi che davvero non contano molto. Non riesci a dare alla tua squadra l’autonomia per completare anche il più piccolo compito o prendere anche la più piccola decisione, senza il tuo contributo. Anche quando deleghi un compito, finisci per riprenderlo: la paura ti prende se non ci lavori direttamente.

Come ci si sente

Ti senti sopraffatto e la tua squadra si sente sfiduciata e frustrata. Sei come una zavorra che appesantisce la squadra e rallenta i progressi.

Cosa puoi fare

Inizia lentamente. Scegli alcuni compiti molto piccoli e segui diligentemente i passaggi della delega. Non intervenire, non importa cosa accade. Morditi la lingua, siediti sulle mani. Quando la tua squadra completa l’attività, prendi nota. Inizia a creare un elenco mentale di successi nella tua testa o anche uno sulla carta. Man mano che l’elenco dei successi cresce, aumenterà anche la tua fiducia. Puoi lasciarti andare!

Inizierai a sentire un po’ di libertà e inizierai a delegare compiti sempre più grandi, fino a progetti interi.

2 – Il perfezionismo

Di solito immagini un solo modo specifico per fare le cose o come dovrebbero essere fatte, con un risultato specifico, indipendentemente dall’attività o dal progetto. Non c’è spazio di manovra. Sicuramente l’eccellenza dovrebbe sempre essere lo standard, ma spesso ci sono più modi per raggiungerla. La perfezione non è realistica e spesso crea problemi di controllo.  Puoi lasciarli fare, perché potrebbero non farlo esattamente come faresti tu.

Come si manifesta

Niente è mai abbastanza buono. Ti senti come se i membri del tuo team fossero inetti, perché non soddisfano i tuoi standard, ma non puoi nemmeno arrivarci. C’è sempre qualcosa che non va. Sei sempre pronto a prendere il sopravvento. L’energia negativa e la delusione abbondano.

Come ci si sente

La paura è il risultato: paura che le cose non andranno abbastanza bene o frustrazione che nessuno possa arrivarci. La tua squadra si sente paralizzata e frustrata. Non possono fare niente abbastanza bene, perché allora preoccuparsi? Ti senti sopraffatto, mentre sempre più le cose cadono sulle tue spalle. E ti senti frustrato perché niente è mai fatto bene.

Cosa puoi fare

Il perfezionismo può essere difficile da lasciare andare. Spesso sono necessari molti piccoli passi per esercitarsi lentamente a convivere con il pensiero “abbastanza bravo”. Usa l’affermazione “tutto sta accadendo come dovrebbe”. Esercitati a rilasciare compiti e allontanarti dal processo.

Fai un po’ di verifica della realtà e fai le valutazioni dei pro e dei contro dell’energia extra da spendere, per mirare alla perfezione ed essere comunque frustrato, per non raggiungerla, rispetto alla realtà delle cose che vanno bene così come sono. Cosa perdi veramente se qualcosa non viene fatto proprio così?

3 – La mia squadra non ha una formazione adeguata

Hai verificato se è proprio così? Non è che tu abbia paura di delegare? È proprio vero che i membri del tuo gruppo non hanno le capacità per completare il lavoro di cui hai bisogno? Sono desiderosi di aiutare, lavorano bene insieme, hanno buone attitudini positive e la capacità di apprendere? Forse non hai investito il tempo o le risorse necessarie per formare la tua squadra?

Come si manifesta

Sembra che tu stia facendo tutto il lavoro, perché nessuno ha le capacità per farlo.

Come ci si sente

Non sei produttivo come potresti essere e nemmeno la tua squadra lo è. Ci si sente come barriere costanti per portare a termine le cose. La tua squadra è frustrato perché crede nella tua missione e vuole aiutarti. Non sono semplicemente in grado di aiutarti quanto vorrebbero.

Cosa puoi fare

Falli addestrare. Adotta un approccio graduale. Crea un elenco di competenze richieste per ogni posizione e documenta chi ha bisogno di ciò per essere completamente funzionante. Dai la priorità all’elenco in base alla formazione più necessaria e trova un modo per portarlo a termine. Fallo da solo oppure mandali fuori per ottenere la conoscenza di cui hanno bisogno.

4 – Sei riluttante a dare più lavoro alla squadra

Ti senti come se la tua squadra fosse già troppo impegnata. Ti senti male per loro e non vuoi che si sentano sopraffatti o oberati di lavoro. Vuoi che gli piaccia il loro lavoro, così continui ad assumertene sempre di più.

Come si manifesta

Sei totalmente stressato, oberato di lavoro e sopraffatto. O sono consapevoli o no. Forse hanno la capacità di assumere di più, ma pensano che tu non voglia che lo facciano. O forse non si rendono conto di quanto sei oberato di lavoro.

Come ci si sente

Sembra che tu non abbia tempo per fare il lavoro per cui sei nato. Potresti provare risentimento nei confronti della tua squadra, quando tu ti senti sopraffatto e loto hanno tempo per rilassarsi. Vorresti che saltassero dentro, ma non lo fanno.

Cosa puoi fare

Fai di nuovo un controllo della realtà. Potrebbero affrontare più lavoro? Forse la loro produttività aumenterebbe con più lavoro. Potrebbero persino godersi la nuova sfida. Se sono molto impegnati, puoi esaminare alcune iniziative di miglioramento dei processi? Cosa stai facendo che potrebbe essere fatto in modo più efficiente? Dove puoi snellire i processi? Quali attività potrebbero essere ridotte o eliminate? C’è qualcosa che potrebbe essere esternalizzato? Puoi aggiungere altri membri della squadra? Indipendentemente dalla strategia che scegli, il risultato finale non può essere che fai tutto tu.

5 – Sei costantemente dietro le urgenze

Non sei organizzato e non sai pianificare in anticipo: allora non sarai mai uno che sa delegare in modo efficace, perché non pensi a progetti o a compiti, fino a quando non sei arrivato alla scadenza.

Come si manifesta

C’è il caos, perché vengono gestite le emergenze e non viene mai fatta una pianificazione giornaliera o sul lungo periodo. Allora quello che potrebbe essere un normale giorno, diventa un’emergenza continua, mentre la tua squadra gioca sempre a recuperare. Non c’è mai il tempo per concentrarsi sul miglioramento del processo. Devi dare ordini e sperare che le cose vengano fatte. La tua squadra non ha mai l’opportunità di stabilire le priorità per sé stessa. Le emergenze dettano i tempi del tuo lavoro.

Come ci si sente

Stressato e frustrato! Una scarica di adrenalina occasionale può essere utile, ma se corri in questo modo tutto il tempo tu e la tua squadra state lavorando per esaurirvi.  Si perde molta efficienza quando si è costantemente trascinati da un’attività all’altra. Il compito precedente viene dimenticato o deve essere reinserito, perdendo tempo ripartire.

Cosa puoi fare

Fai di nuovo un’analisi della realtà. Sei un drogato di adrenalina? C’è qualcosa nel tuo subconscio che gode del caos? Stai creando artificialmente questo ambiente per soddisfare le tue necessità? Se è così, fermati! Basta fare una scelta intenzionale, per pianificare in anticipo. Determina compiti di cui la tua squadra si occuperà e delegali bene e in tempo. Puoi ancora creare qualche scarica di adrenalina per te stesso con i tuoi progetti, ma lascia che loro provino un po’ di pace!

Se non sei tu il disorganizzato, davvero il tuo ufficio è così disorganizzato? Allora devi trovare un modo per ritagliarti un po’ di tempo per migliorare il processo. Inizia lentamente se devi, ma inizia subito. Chiedi allora di iniziare a pensare a processi che potrebbero funzionare meglio. Chiedi a qualcuno del tuo gruppo, che sia un buon organizzatore, di mantenere un elenco aggiornato dei processi su cui lavorerete.

6 – Non dai delle indicazioni chiare

Forse, non ti sei abbastanza organizzato per pensare e esprimere chiaramente ciò che deve essere fatto, oppure hai paura di comunicarlo per qualche motivo. Riducendo al minimo le tue richieste o usando un linguaggio provvisorio ti senti come se tu stessi attutendo il colpo. Forse vuoi assicurarti che piaci alla tua squadra. Hai paura di sembrare un tiranno. Se questa è la tua paura, credimi, probabilmente ne sei lontano.

Come si manifesta

Stai dando quelle che pensi siano indicazioni chiare, ma la tua squadra non completa il compito. Se riduci al minimo la tua delega con frasi in linguaggio provvisorio come “quando ci arrivi”, o “se ne hai la possibilità, puoi”, o “stavo pensando di”, o “cosa ne pensi se”, o “pensi che potresti”, hai già capito da solo dove arrivi. Nessuna di queste affermazioni comunica un senso di urgenza. Se stai dicendo loro di farlo quando ne hanno la possibilità, potrebbero non averne mai la possibilità. Se stai chiedendo la loro opinione, sembra che abbiano la possibilità di farlo o meno, per cui per loro non è un grosso problema.

Come ci si sente

Frustrato e confuso! Sei frustrato perché sembra che la tua squadra non stia ascoltando e non faccia mai nulla. Inoltre, sono confusi su ciò che dovrebbero effettivamente fare: “Voleva dire che dovremmo iniziare a usare quel modulo ora o dovremmo aspettare fino a quando non ci dice di farlo?”

Cosa puoi fare

Se l’organizzazione o il pensiero chiaro sono il tuo problema, ammettilo e fatti aiutare da un membro della squadra più capace a farlo in quell’area.  Incontralo per comunicare cosa vuoi che sia fatto e parla dei passaggi per arrivarci. Passagli poi la palla e lascia che la faccia correre insieme alla tua squadra.

Se il tuo problema è di usare un linguaggio provvisorio, sii molto consapevole delle tue scelte di parole. Elimina tutta la verbosità extra che innaffia il tuo messaggio. Quando ti concentri su questo, noterai immediatamente lo stai usando e dovresti essere in grado di passare facilmente a frasi più potenti e stimolanti. Inoltre, assicurati di comunicare le scadenze: unna scadenza di per sé può creare un invito all’azione.

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In conclusione, superare gli ostacoli alla delega è fondamentale per il successo del tuo ruolo di leader 4.0

La mancata delega mette a rischio te, la tua squadra e l’intera organizzazione, lasciandovi in una posizione di svantaggio.

È importante sfruttare appieno i talenti dei tuoi collaboratori e le loro capacità per ottenere risultati eccezionali. Non sottovalutare l’importanza della delega e affronta gli ostacoli con determinazione per creare un ambiente di lavoro produttivo e motivante.

Per approfondire il Modello della Leadership 4.0, ti consiglio di leggere il libro Leadership 4.0 .