Scopri i Team Virtuali per Massimizzare la loro Efficienza!

Sei leader o manager di team virtuali o squadre virtuali?

Allora questo articolo fa per te!

Fino ad oggi, non era mai stato così facile per le organizzazioni operare oltre i confini internazionali e molti professionisti sfruttano la tecnologia per lavorare da casa.

Di conseguenza, c’è stata un’enorme crescita nel numero di organizzazioni che si affidano a squadre virtuali o team virtuali, per portare a termine i propri lavori o progetti. (Da qui in poi useremo di più la parola team o squadra indiferendemente).

Un team virtuale è un gruppo di persone che lavorano abitualmente in modo interdipendente per un obiettivo comune nel tempo a distanza e nell’organizzazione.

Ma invece di lavorare nello stesso ufficio, i membri del team lavorano in luoghi diversi, spesso a casa e in fusi orari diversi e potrebbero non incontrare mai i loro colleghi faccia a faccia. I membri di un team virtuale interagiscono attraverso un’ampia varietà di canali on-line, come i software Skype, Microsoft Teams, Zoom, ecc.

Storicamente, i team virtuali sono nati nelle aziende di sviluppo del software, dove la presenza fisica sul posto del lavoro non è completamente necessaria, in quanto si lavora completamente su strumenti digitali.

Ormai questo modo di lavorare si sta espandendo molto nei settori dove non è necessaria la presenza fisica: nel marketing e nelle vendite, nei servizi assicurativi e bancari, nei servizi di consulenza, nei servizi di ingegneria, negli acquisti di materiale, nella logistica e così via.

Chiaramente il team virtuale è molto più difficile da creare nella manifattura, nelle vendite al dettaglio, nelle costruzioni, cioè laddove le persone per lavorare hanno bisogno di interagire con strumenti fisici, macchinari e materiali.

Il lavoro attraverso delle squadre virtuali, soprattutto nelle organizzazioni multinazionali, permette di accedere accesso a “lavoratori della conoscenza”, qualificati a basso costo e a distanza.

I più comuni tipi di team virtuali

Anche se ai leader e ai manager vengono spesso affidati team virtuali da gestire, non sono state fornite loro indicazioni chiare su come farlo efficacemente, soprattutto per mancanza di esperienza su questo nuovo modo di fare squadra.

Chiaramente, quando si è abituati a lavorare nello stesso ufficio, la comunicazione virtuale può sembrare impossibile.

Le squadre virtuali, però, collaborano in modo efficiente da molti anni e c’è una cosa che hanno tutti in comune: tutti usano strumenti di comunicazione e collaborazione ad hoc, finora poco conosciuti da altre persone.

Solo ultimamente, con le problematiche generate dal COVID-19, quasi tutte le persone di ogni ceto sociale e professionale hanno iniziato a conoscere questi strumenti di collaborazione. Basti pensare alla didattica a distanza che ha introdotto i software collaborativi in tutte le famiglie, che fino al 2020, non avevano mai utilizzato questi strumenti, né li conoscevano.

Gli 8 tipi base di un team virtuale sono:

• Team in rete, che collaborano per uno scopo comune con membri generalmente diffusi e fluidi;
• Team paralleli, che vantano membri distinti e lavorano a breve termine per svolgere incarichi, compiti o funzioni speciali;
• Team di sviluppo del progetto o del prodotto, che svolgono attività non di routine per clienti o utenti per un periodo definito, con risultati specifici e misurabili, e esercitano l’autorità decisionale;
• Team di lavoro, funzionali o di produzione, che forniscono, regolarmente, attività in corso con un’appartenenza chiaramente definita;
• Team di assistenza, che si alternano per soddisfare le esigenze dei clienti o dell’organizzazione, con supporto tecnico 24 ore su 24;
• Team di azione, che offrono risposte rapide, spesso in situazioni di emergenza;
• Team di outsourcing, per lo sviluppo di sistemi informativi che forniscono porzioni di lavoro in subappalto a un fornitore di servizi o a un cliente;
• Team di gestione, che agiscono quotidianamente in modo collaborativo all’interno di un’organizzazione ma sono dispersi in un paese o in tutto il mondo.

Le 6 caratteristiche delle squadre virtuali

I membri dei team virtuali:

1. Sono dotati di abilità complementari, rispetto ai loro compiti (ad esempio, competenza tecnica, capacità di risoluzione dei problemi, intelligenza emotiva, esperienza, capacità della mediazione e risoluzione dei conflitti, ecc.);
2. Condividono obiettivi di performance interdipendenti (con indicatori e scadenze);
3. Hanno un approccio di mutua responsabilità al lavoro (le persone cercano di realizzare con gli altri ciò che non possono fare da sole),

Quando sono efficaci, i team virtuali sono caratterizzati da intelligibilità di intenti, fiducia, comunicazione aperta, ruoli chiari, la giusta miscela di talenti e competenze, piena partecipazione, prestazioni individuali, controllo di qualità, assunzione di rischi, e un livello appropriato di risorse e interazioni equilibrate tra lavoro e vita privata.

Grazie alla globalizzazione e, soprattutto, all’avvento di Internet, sono arrivati a proliferare squadre insolite i cui membri, agendo da remoto in tempo reale, potrebbero non incontrarsi mai faccia a faccia. Le loro configurazioni distinte sollevano sfide uniche per i leader, la cui la letteratura e la pratica stanno appena iniziando a prestare attenzione.

Al giorno d’oggi, lavori virtualmente, se comunichi tramite posta elettronica, condividi informazioni con i colleghi su siti Web o con tecnologie sociali e conversazionali, messaggistica istantanea, chat testuali, web forum, blog e teleconferenze.

Il vantaggio competitivo di questo nuovo tipo di squadra si raggiunge attraverso la leadership dei costi, la differenziazione e la focalizzazione.

Le organizzazioni che mettono in comune i lavoratori della conoscenza da diverse funzioni, sedi e organizzazioni, possono sfruttare i team virtuali come fattore di vantaggio competitivo. Gli strumenti, i metodi e gli approcci che utilizzano per farlo con effetto, fanno la differenza tra successo e fallimento, all’interno e tra le organizzazioni.

Il vantaggio principale del team virtuale è che consente alle organizzazioni di essere più flessibili e di acquisire talenti da diverse funzioni, sedi e organizzazioni senza restrizioni geografiche.

Lo svantaggio principale è dovuto alla perdita di contesto, che genera sentimenti di isolamento e mina la fiducia, soprattutto quando i membri provengono da culture diverse, che fanno fatica ad amalgamarsi o capirsi.

Nella tabella seguente i due estremi delle caratteristiche del team classico e del team virtuale. Un team virtuale può avere anche caratteristiche miste.

Team Classico	Team Virtuale
L’appartenenza al team è fissa.	I membri del team cambiano.
Tutti i membri del team provengono dall’organizzazione.	I membri del team possono includere persone esterne all’organizzazione.
I membri del team sono dedicati a tempo pieno alla squadra.	La maggior parte dei membri del team sono membri di più team.
I membri del team si trovano nella stessa sede organizzativa e geografica.	I membri del team sono distribuiti in modo organizzativo e geografico.
Le squadre hanno punti di partenza e di arrivo fissi.	Le squadre si formano e si riformano continuamente.
Le squadre sono gestite da un unico leader.	I team hanno più relazioni di reporting con parti diverse dell’organizzazione, e spesso con altre organizzazioni in tempi differenti.

La gestione del team virtuale richiede una comprensione più approfondita delle persone, dei processi e della tecnologia, ma anche il riconoscimento che la fiducia è un fattore limitante per questo tipo di gruppo, rispetto alle interazioni da vivo.

La gestione del team virtuale è la capacità di saper organizzare e coordinare un gruppo i cui membri non si trovano nella stessa località o fuso orario e potrebbero non appartenere all’organizzazione.

Come costruire dei team virtuali

I team virtuali spesso si evolvono, piuttosto che essere pianificati. Sia che tu decida consapevolmente di creare un team virtuale o che il tuo team virtuale si stia evolvendo, è probabile che ciò sia necessario per uno o più dei seguenti motivi:

• In risposta a una crisi o un’emergenza, come la pandemia di COVID-19, quando i governi hanno imposto severe restrizioni ai viaggi e all’interazione sociale.
• Per trarre un vantaggio competitivo dalla scelta delle migliori competenze e talenti, indipendentemente dall’ubicazione fisica della tua azienda.
• Per offrire una copertura 24 ore su 24 da parte dei membri del team che lavorano in diversi fusi orari.
• Per ridurre le spese generali dell’organizzazione facendo lavorare i membri del team da casa.
• Per abilitare la pianificazione delle risorse in modo conveniente e flessibile, aumentandole o diminuendole in base alle esigenze della domanda.
• In qualità di membro di un team virtuale, puoi beneficiare di una maggiore flessibilità e libertà da molti dei vincoli del lavoro d’ufficio. Tra i vantaggi che potresti trovare ci sono:
• Essere apprezzato per le tue capacità, in un modo indipendente dalla tua posizione fisica;
• Non dover affrontare la perdita di tempo, il disagio e il costo del pendolarismo;
• Lavorare da qualsiasi luogo tu scelga di farlo;
• Lavorare nei momenti che ti si addice;
• Meno probabilità che le disabilità fisiche rappresentino un ostacolo.

Quando crei una squadra virtuale, il tuo campo di scelta è in tutto il mondo. Puoi reclutare le persone con le giuste competenze, indipendentemente dalla loro posizione.

Puoi trarre vantaggio dall’avere i membri del team in fusi orari diversi, per offrire ai tuoi clienti una continua disponibilità o un’accessibilità di 24 ore su 24 ore.

Inoltre, puoi facilmente coinvolgere persone che lavorano a tempo parziale e integrare facilmente esperti che devono contribuire solo per poche ore al mese. Da un lato, ciò significa un’enorme flessibilità.

Il rovescio della medaglia, invece, è che devi affrontare la sfida di gestire persone che potresti non incontrare mai, oppure di avere a che fare con persone di culture, lingue e personalità diverse.

Tu e i membri del tuo team affronterete molte sfide. Problemi e differenze possono sorgere a causa delle diverse culture e background dei membri del team. Ogni persona ha aspettative diverse, esperienze diverse e stili di lavoro diversi. Il team deve lavorare sodo per garantire che ogni persona possa contribuire in modo efficace verso l’obiettivo comune.

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In conclusione, i team virtuali possono rappresentare una grande opportunità per massimizzare l’efficienza e ottenere risultati eccezionali.

Tuttavia, per farlo con successo, i leader e i manager devono essere ben preparati e avere le giuste competenze per gestire questa nuova modalità di lavoro. È essenziale fornire loro le indicazioni necessarie per affrontare le sfide e sfruttare appieno i vantaggi dei team virtuali.

Condividi questo articolo sui social media per aiutare i manager e i responsabili aziendali a creare team virtuali di successo e ottimizzare la loro efficienza.

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