Preparare una negoziazione vincente: 3 strategie efficaci

 

Quando si profila una trattativa importante, “dare il massimo” non è mai la risposta. Preparare una negoziazione in modo meticoloso è il segreto principale dei migliori negoziatori.

Ciò significa prendersi tutto il tempo necessario per analizzare ciò che si vuole, la propria posizione contrattuale e i probabili desideri e alternative della controparte.

Si stima che oltre l’80% dell’esito di una trattativa sia determinato dalla preparazione che avviene prima ancora che la trattativa abbia inizio.

Quando si tratta di contrattazioni, preparare una negoziazione può fare la differenza tra successo e fallimento.

La preparazione ti consente di comprendere la posizione dell’altra parte, i suoi interessi e su cosa è disposta a scendere a compromessi.

Ti aiuta anche a identificare le tue priorità e a cosa sei disposto a rinunciare. In questo modo, puoi creare un piano che massimizza il valore ottenuto dalla negoziazione, riducendo al minimo le potenziali perdite.

Ci sono diversi motivi per cui preparare una negoziazione è fondamentale.

Innanzitutto, ti aiuta a sentirti più sicuro e ad avere il controllo. Dopo aver svolto le tue ricerche e avere una chiara comprensione della situazione, è meno probabile che tu venga colto di sorpresa o prenda decisioni impulsive.

Inoltre, la preparazione può aiutarti a identificare potenziali rischi e sviluppare strategie per mitigarli.

1 – Comprendere l’importanza di preparare una negoziazione

Preparare una negoziazione significa, prima di tutto, conoscere a fondo la tua parte e ciò che vuoi, oltre che riconoscere i tuoi punti di forza e di debolezza.

Perché dovresti preparare una negoziazione?

La preparazione è l’elemento più critico per una negoziazione di successo perché migliora e aumenta la quantità di potere che assumi nella negoziazione. La preparazione è ancora più importante quando ti trovi di fronte a un negoziatore formidabile.

Che tipo di ricerca devo condurre per preparare una negoziazione vincente?

Ci sono due aree generali che è necessario indagare prima di negoziare:

1. Ricercare il problema
2. Ricercare il background dell’altra parte

Ricercare il problema

È importante prendere appunti approfonditi mentre conduci la ricerca in modo da non perdere le informazioni chiave. Esistono tre modi per ricercare il problema:

1. Acquisisci una conoscenza diretta di quanto è legato alla negoziazione che devi fare, visitando il sito dell’altra parte e prendendo appunti.
2. Consulta risorse scritte e online come biblioteche, pubblicazioni commerciali e Internet per ricerche secondarie sul valore di prodotti e servizi.
3. Poni domande all’altra parte all’inizio della negoziazione. Ricorda che non puoi essere completamente sicuro che queste informazioni siano accurate.

Ricercare il background dell’altra parte

Scoprendo gli obiettivi dell’altra parte, sarai in grado di anticipare e indirizzare le sue azioni. Ci sono tre aree importanti da considerare durante la ricerca:

1. Come sono state dall’altra parte le negoziazioni precedenti. Questo track record di negoziazione può avvisarti della presenza di negoziatori difficili e aiutarti a separare le persone dal problema.
2. La catena di comando dell’altra parte. Per evitare ritardi e tattiche di contrattazione posizionale come il “partner invisibile”, assicurati che l’altra parte abbia l’autorità di negoziare con te.
3. Gli obiettivi dell’altra parte. Quando conosci le esigenze specifiche dell’altra parte, saprai quali concessioni vorrà fare e quanto potrai chiedere in cambio.

Cosa fare se non sei pronto a negoziare?

Non iniziare mai a negoziare finché non sei completamente preparato. Se l’altra parte ti chiede di procedere con la negoziazione quando non sei pronto, procedi come segue:

1. Dì all’altra parte che non sei pronto e prenditi tutto il tempo necessario per essere pienamente preparato per la negoziazione.
2. Fai sapere all’altra parte quanto tempo ti serve. Stabilire una data fissa in cui sarai pronto per iniziare la negoziazione fa sapere loro che non stai causando intenzionalmente ritardi.
3. Chiedi all’altra parte informazioni specifiche, poiché potrebbe facilmente fornirle. Se si oppongono alla tua richiesta, scopri perché sono a disagio.

2 – Stabilire gli obiettivi e i limiti della negoziazione

Non ha senso negoziare se non si hanno obiettivi da raggiungere. Tuttavia, senza sacrificare i tuoi obiettivi, devi essere flessibile durante le trattative per raggiungere un accordo.

Come posso stabilire gli obiettivi della negoziazione?

Esistono 4 linee guida che ti aiuteranno a sviluppare obiettivi validi, quantificabili e facilmente consultabili:

1. Assicurati che i tuoi obiettivi siano supportati dalle persone appropriate nel tuo gruppo.
2. Non fissare più obiettivi di quelli che possono essere realisticamente raggiunti nel tempo a disposizione. Rendi i tuoi obiettivi il più precisi e quantificabili possibile in modo da poter giudicare i progressi che hai fatto per raggiungerli.
3. Bilancia ottimismo e realismo quando si stabiliscono obiettivi poiché obiettivi irrealistici portano solo a delusione e frustrazione.
4. Identificare quali obiettivi rivestono la massima importanza e quindi necessitano di maggiore attenzione durante la negoziazione.

Come si traducono gli obiettivi in limiti?

Impostando dei limiti, saprai quanto puoi essere flessibile e cosa sei disposto a concedere. I limiti scritti permettono inoltre di riconoscere quando abbandonare la trattativa.

Come per gli obiettivi, i limiti scritti sono più concreti e ti aiuteranno a sapere quali offerte accettare e cosa rifiutare. Ci sono tre passaggi chiave da ricordare quando si impostano i limiti:

1. Hai altre scelte. Se l’altra parte non può offrirti un accordo entro i tuoi limiti, non sentirti obbligato a chiudere una trattativa. Allontanarsi da una negoziazione che non è vantaggiosa
2. Conosci le tue altre scelte e le opzioni a disposizione dell’altra parte per valutare il valore delle tue concessioni. Queste informazioni ti aiuteranno a determinare se chiudere una negoziazione.
3. Applica i tuoi limiti perché sono inutili se non li rispetti. Tuttavia, possono verificarsi situazioni in cui potrebbe essere più vantaggioso modificare leggermente i limiti, quindi assicurati che i tuoi limiti siano flessibili.

Devo far sapere all’altra parte quali sono i miei limiti?

La risposta è sì e no. Non vuoi dichiarare i tuoi limiti all’inizio della negoziazione, poiché ciò limiterebbe la tua flessibilità.

Tuttavia, vuoi avvisare l’altra parte se si sta avvicinando ai tuoi limiti in modo che possa adeguare adeguatamente le sue offerte. Non rivelare i tuoi limiti finché non diventa necessario.

3 – Organizzare la negoziazione

Uno dei passi di preparare una negoziazione è pensare anche a dove verrà fatta e l’elenco dei punti da trattare.

Qual è la sede migliore per una trattativa?

L’aspetto più importante è trovare un luogo in cui ti senti a tuo agio. Se ti senti più a tuo agio nel tuo ufficio o luogo di lavoro, hai il “vantaggio di giocare in casa”. Con tutto quello che ti serve a portata di mano, puoi concentrarti sulla negoziazione e non preoccuparti di aver dimenticato qualcosa di importante.

A volte, invece, dovrai adattarti a qualunque luogo venga scelto. In alcuni casi, potrebbe essere nel tuo interesse negoziare presso l’ufficio dell’altra parte in modo che si senta più a suo agio.

Un ambiente confortevole favorirà l’apertura tra le parti nella ricerca di una soluzione accettabile. Un ambiente più ostile tenderà a creare negoziati antagonisti.

Serve un ordine del giorno o agenda?

Un ordine del giorno di negoziazione serve a delineare i punti che si desidera affrontare. Fornire una copia scritta a tutti coloro che partecipano alla negoziazione.

Dovresti creare un ordine del giorno della negoziazione per quattro motivi:

1. Creare uno scopo e una direzione per la negoziazione
2. Impedire che l’altra parte evitare determinati problemi
3. Aiutare a mantenere l’attenzione sulle questioni che devono essere discusse
4. Incoraggiare le persone a prendere appunti durante la negoziazione

Come si imposta un’agenda?

Dovresti utilizzare PLAN, un processo in quattro fasi, per aiutarti a impostare un’agenda efficace:

1. Prioritizza

Dai la priorità ai problemi in base ai tuoi obiettivi. Ciò consente di determinare quanto tempo dedicare alla discussione di ciascuna questione e l’ordine delle questioni all’ordine del giorno.

2. Limita

Limita il numero di questioni a quelle veramente necessarie per raggiungere i tuoi obiettivi.

3. Assegna

Assegna del tempo per coprire la discussione di ciascun problema. In questo modo ciascuno viene coperto adeguatamente e nessun problema viene lasciato sul tavolo a causa della mancanza di tempo.

4. Prendi Nota

Annota i problemi emotivi e programmali per ultimi per evitare che le persone ne rimangano coinvolte. Iniziare la negoziazione con questioni di natura più neutrale e andare avanti da lì.

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La differenza tra una trattativa riuscita e una fallita risiede troppo spesso nella qualità della preparazione delle parti.

I negoziatori spesso non riescono a raggiungere un accordo o a trarre il massimo beneficio dalla negoziazione perché una o entrambe le parti non si sono preparate in modo efficace per l’incontro.

Probabilmente l’approccio peggiore ad una negoziazione è l’atteggiamento “Sentiamo cosa ha da dire l’altra parte e poi decideremo come affrontarla”. Questo atteggiamento è come quello di un generale che guida un esercito sul campo di battaglia dichiarando: “Vediamo cosa ci lanciano e poi decideremo come organizzarci”.

Sebbene la flessibilità sia certamente utile in una negoziazione e sebbene i colloqui con la controparte possano rivelare nuove informazioni che richiedono un adeguamento del proprio approccio, è anche importante preparare una negoziazione in modo sistematico e strutturato.

Una preparazione adeguata è fonte di potere negoziale perché migliora la tua capacità di persuadere la controparte ad accettare ciò che chiedi.

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